Από 1 Ιανουαρίου 2019 αλλάζει η ηλεκτρονική πρωτοκόλληση των αποφάσεων, ερμηνευτικών εγκυκλίων και εγγράφων οδηγιών της ΑΑΔΕ και καταργείται το πρόθεμα ΠΟΛ
Συγκεκριμένα η σχετική ανακοίνωση της ΑΑΔΕ έχει ως εξής:
Στην αλλαγή, από την 1η Ιανουαρίου του 2019, του τρόπου ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης των αποφάσεων, ερμηνευτικών εγκυκλίων και εγγράφων οδηγιών, που εκδίδονται από τις φορολογικές διευθύνσεις της κεντρικής υπηρεσίας της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων, προχωρά η ΑΑΔΕ, με απόφαση του Διοικητή, Γιώργου Πιτσιλή.
Ειδικότερα, καταργείται το πρόθεμα ΠΟΛ (από το «ΠΟΛΥΓΡΑΦΗΜΕΝΗ ΔΙΑΤΑΓΗ»), που τίθεται ως σήμερα αδιακρίτως πριν από τον αριθμό πρωτοκόλλου των αποφάσεων και εγκυκλίων και δημιουργεί, ως εκ τούτου, σύγχυση τόσο στους φορολογούμενους, όσο και στους υπαλλήλους της Αρχής ως προς το είδος και το σκοπό του εγγράφου.
Αντί αυτού, από 1.1.2019, καθιερώνονται τυποποιημένοι διακριτοί, κατά περίπτωση, αλφαριθμητικοί χαρακτήρες, αναλόγως του είδους του εγγράφου.
Ειδικότερα, θα τίθεται διακριτό πρόθεμα, ανά είδος εγγράφου, «Α» για τις αποφάσεις, «Ε» για τις εγκυκλίους και «Ο» για τις οδηγίες προς τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ.
Μετά τα αλφαβητικά προθέματα, θα ακολουθεί:
Στην περίπτωση των αποφάσεων και των εγκυκλίων, τετραψήφιος αριθμός πρωτοκόλλου, αρχόμενος από διαφορετική χιλιάδα, αναλόγως του εάν πρόκειται για απόφαση ή εγκύκλιο.
Στην περίπτωση των οδηγιών, επταψήφιος αριθμός πρωτοκόλλου.
Με αυτόν τον τρόπο, θα καθίσταται ευχερής ο εντοπισμός οποιασδήποτε απόφασης, εγκυκλίου και οδηγιών, τόσο από τις υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε., όσο και από τους φορολογουμένους.

 Η απόφαση

Θέμα: «Παροχή οδηγιών για τον νέο τρόπο πρωτοκόλλησης κανονιστικών αποφάσεων, εγκυκλίων και οδηγιών που εκδίδονται από τις φορολογικές διευθύνσεις της Κεντρικής Υπηρεσίας της Α.Α.Δ.Ε.»
Α. ΓΕΝΙΚΑ
Στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.) εκδίδονται, μεταξύ άλλων:
(α) κανονιστικές αποφάσεις, βάσει ειδικής εξουσιοδότησης νόμου (β) ερμηνευτικές εγκύκλιοι, για την ερμηνεία και την ορθή και ομοιόμορφη εφαρμογή των νόμων και των κανονιστικού περιεχομένου πράξεων (άρθρο 9 ΚΦΔ), (γ) οδηγίες προς τις φορολογικές υπηρεσίες για τεχνικά ή διαδικαστικά ζητήματα εφαρμογής του νομοθετικού και κανονιστικού πλαισίου (άρθρο 9 ΚΦΔ).

Β. ΙΣΧΥΟΥΣΑ ΠΡΑΚΤΙΚΗ

Όπως προκύπτει από την ισχύουσα διοικητική πρακτική, παρά τη σαφή διάκριση του σκοπού και περιεχομένου των αποφάσεων, των εγκυκλίων και των οδηγιών, τα ανωτέρω έγγραφα πρωτοκολλούνται είτε ως ΠΟΛ (ιστορικό κατάλοιπο του «ΠΟΛΥΓΡΑΦΗΜΕΝΗ ΔΙΑΤΑΓΗ») με τετραψήφιο αριθμό είτε χωρίς πρόθεμα, με επταψήφιο αριθμό πρωτοκόλλου. Ως εκ τούτου, προκύπτει αδυναμία σαφούς διάκρισης των διαφόρων ειδών εγγράφων και έλλειψη ομοιομορφίας και ομαδοποίησης κατά την πρωτοκόλλησή τους, με αποτέλεσμα τα εν λόγω έγγραφα να μη δύνανται να κατηγοριοποιηθούν ευχερώς, ανά είδος εγγράφου, αφού ως ΠΟΛ εμφανίζονται τόσο οι αποφάσεις, όσο και οι εγκύκλιοι και οι οδηγίες. Για τον λόγο αυτό, πολλές φορές δημιουργείται σύγχυση στους αποδέκτες των εγγράφων (υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε. και φορολογούμενους) ως προς τη φύση και τον σκοπό τους.

Γ. ΟΔΗΓΙΕΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗΣ

Κατόπιν των ανωτέρω, από 1.1.2019 καταργείται το πρόθεμα «ΠΟΛ» και καθιερώνονται τυποποιημένοι διακριτοί, κατά περίπτωση, αλφαριθμητικοί χαρακτήρες, για την πρωτοκόλληση των εγγράφων που εκδίδουν οι φορολογικές διευθύνσεις της κεντρικής υπηρεσίας της ΑΑΔΕ, ως εξής:
Αναλόγως του είδους του εγγράφου, ήτοι απόφαση, εγκύκλιος, οδηγίες, τίθεται πρόθεμα Α. / Ε. / Ο., αντίστοιχα, ακολουθούμενο από τετραψήφιο αριθμό, στην περίπτωση των αποφάσεων και των εγκυκλίων, ή αριθμό πρωτοκόλλου, στην περίπτωση των οδηγιών, με τον τρόπο που αναλυτικότερα κατωτέρω εκτίθεται.
Οι αποφάσεις και οι εγκύκλιοι, μετά το πρόθεμα Α./Ε.., αντιστοίχως, πρωτοκολλούνται με τετραψήφιο αριθμό, αρχόμενο από διαφορετική χιλιάδα, ανά είδος εγγράφου. Συγκεκριμένα, οι αποφάσεις πρωτοκολλούνται με αρίθμηση που ξεκινά από τον αριθμό 1000 (π.χ. Α. 1000), ενώ οι εγκύκλιοι πρωτοκολλούνται με αρίθμηση που ξεκινά από τον αριθμό 2000 (π.χ. Ε. 2000). Εκάστη αρίθμηση επανεκκινεί στην αρχή κάθε ημερολογιακού έτους. Τέλος, όσον αφορά στις οδηγίες, μετά το πρόθεμα Ο. ακολουθεί ο αριθμός πρωτοκόλλου της αρμόδιας υπηρεσίας (π.χ. Ο. ΔΕΑΦ Β 1234567 ΕΞ 2019).
Έχοντας υπόψη τα ανωτέρω, σας ενημερώνουμε ότι από 01.01.2019 στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων Livelink, κατά την λειτουργία της δημιουργίας εξερχομένου εγγράφου, στην πτυσσόμενη λίστα του πεδίου «Τύπος Εγγράφου», μεταξύ άλλων υπάρχουν πλέον οι τιμές «Απόφαση», «Εγκύκλιος», «Οδηγία» των οποίων η επιλογή, ενεργοποιεί αντιστοίχως τον νέο τρόπο πρωτοκόλλησης με διαφορετική αρίθμηση και πρόθεμα ανά τύπο εγγράφου. Επισημαίνεται ότι από 01/01/2019, δεν πρέπει να χρησιμοποιείται από τις Υπηρεσίες της ΑΑΔΕ, το πεδίο ελέγχου (check box) «Πολυγραφημένη Διαταγή».
Αρμόδια υπηρεσία για την παροχή οδηγιών τεχνικής φύσεως ορίζεται η Δ/νση Υποστήριξης Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών.Για τους λοιπούς τύπους εγγράφων παραμένει ως έχει η υφιστάμενη λειτουργικότητα πρωτοκόλλησης.
Κατ’ αυτόν τον τρόπο, εφαρμόζονται ορθότερα τα προβλεπόμενα στις διατάξεις του άρθρου 9 του ν.4174/2013, δε δημιουργείται σύγχυση στους φορολογουμένους, ενώ καθίσταται ευχερής ο εντοπισμός οποιασδήποτε απόφασης, εγκυκλίου και οδηγιών τόσο από τις υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε. όσο και από τους φορολογουμένους.