ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΔΙΑΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ή του ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ή του ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΑ ΠΡΟΣ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ

ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΔΙΑΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ή του ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

ή του ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΑ ΠΡΟΣ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ

 

(ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ)

[ Η επιστολή αυτή γράφεται σε επιστολόχαρτο της Επιχείρησης, που φαίνεται το Α.Φ.Μ, ο αριθμός Γ.Ε.ΜΗ (εφόσον υπάρχει) και η διεύθυνσή της ή μπορεί να ενσωματωθεί σε κείμενο Υ.Δ. Ν.1599/1986 Αρ. 8 παρ. 4 με τα πλήρη στοιχεία του Νόμιμου Εκπροσώπου - Διαχειριστή ή Φυσικού Προσώπου Επιχειρηματία ]

Προς

Τον Λογιστή (Λογιστικό Γραφείο / Εταιρία)

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

Αξιότιμοι (-ε/-η) Κύριοι (-ε/-α),

Σας απευθύνουμε την παρούσα επιστολή στα πλαίσια:

(στο παρακάτω κείμενο επιλέξτε την περίπτωση που ισχύει)

□   έκτακτης και μεμονωμένης εντολής σύνταξης οικονομικών καταστάσεων και οικονομικών εργασιών (δηλώσεων, κλπ.)

□   διαρκούς συνεργασίας (ολοκληρωμένης στο τέλος της χρήσεως)

με το ……………………………………………………………………………………………………[επωνυμία λογιστικού γραφείου], (εφεξής «Λογιστικό Γραφείο»), όπως αυτό:

(στο παρακάτω κείμενο επιλέξτε την περίπτωση που ισχύει)

□   παρουσιάζεται στο συμφωνητικό (στοιχεία συμφωνητικού …………….…………………………………)

□   προκύπτει από την προφορική συμφωνία

με την Επιχείρηση μου/μας …………………………………………………………………………… [επωνυμία της επιχείρησης], (εφεξής «Επιχείρηση») και ενόψει:

α) της κατάρτισης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων της 31/12/20……… και

β) της σύνταξης των φορολογικών δηλώσεων του φορολογικού έτους 20………

Γνωρίζουμε ότι με βάση τις κατωτέρω παραγράφους του άρθρο 5, του Ν.4308/2014 «Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα» ισχύουν τα εξής:

α) Παρ. 1: «Η διοίκηση της οντότητας [Επιχείρησης] έχει την ευθύνη της τήρησης αξιόπιστου λογιστικού συστήματος και κατάλληλων λογιστικών αρχείων για τη σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και άλλων πληροφοριών, …».

β) Παρ. 4: «Οι χρηματοοικονομικές καταστάσεις κάθε οντότητας που υπόκεινται στον παρόντα νόμο, προ της έκδοσής τους, εγκρίνονται κατά περίπτωση από το αρμόδιο όργανο διοίκησης της οντότητας και υπογράφονται από το εξουσιοδοτημένο μέλος (μέλη) του και τον κατά το νόμο υπεύθυνο λογιστή για τη σύνταξη αυτών, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία».

γ) Παρ. 7: «Η οντότητα εφαρμόζει κατάλληλες κατά την κρίση της δικλίδες για: α) Τη διασφάλιση ότι υπάρχει αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία τεκμηρίων (ελεγκτική αλυσίδα) για κάθε συναλλαγή ή γεγονός, από το χρόνο που προέκυψαν μέχρι το διακανονισμό τους. β) Τη δημιουργία αξιόπιστης και ελέγξιμης αλληλουχίας τεκμηρίων, που διασφαλίζει την ευχερή συσχέτιση των συναλλαγών και άλλων γεγονότων με τα λογιστικά αρχεία και τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις. γ) Την επίτευξη εύλογης διασφάλισης ως προς την αυθεντικότητα των παραστατικών (τεκμηρίων) της προηγούμενης παραγράφου και την ακεραιότητα του περιεχομένου τους, με σκοπό την επιβεβαίωση της προέλευσης αυτών και την τεκμηρίωση της συναλλαγής.»

δ) Παρ. 18: «Η οντότητα μπορεί να αναθέτει σε τρίτο πρόσωπο (εξωτερικός λογιστής) την τήρηση μέρους ή του συνόλου του λογιστικού της συστήματος ή τη σύνταξη των χρηματοοικονομικών της καταστάσεων. Η ανάθεση της τήρησης του λογιστικού συστήματος ή της κατάρτισης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων σε τρίτο πρόσωπο δεν απαλλάσσει τη διοίκηση της οντότητας από τη σχετική ευθύνη που προκύπτει, σύμφωνα με τον παρόντα νόμο ή εν γένει την κείμενη νομοθεσία, για τα λογιστικά αρχεία και τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις».

Στα πλαίσια των ανωτέρω υποχρεώσεών μας, με την παρούσα επιστολή επιβεβαιώνουμε τα εξής:

Α. Διαβεβαίωση για εφαρμογή των κατάλληλων δικλίδων διασφάλισης:

Η Επιχείρηση μας έχει εφαρμόσει τις κατάλληλες κατά την κρίση της δικλίδες για:

1.   Τη διασφάλιση ότι υπάρχει αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία τεκμηρίων (ελεγκτική αλυσίδα) για κάθε συναλλαγή ή γεγονός, από το χρόνο που προέκυψαν μέχρι το διακανονισμό τους.

2.   Τη δημιουργία αξιόπιστης και ελέγξιμης αλληλουχίας τεκμηρίων, που διασφαλίζει την ευχερή συσχέτιση των συναλλαγών και άλλων γεγονότων με τα λογιστικά αρχεία και τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις.

3.   Την επίτευξη εύλογης διασφάλισης ως προς την αυθεντικότητα των παραστατικών (τεκμηρίων) και την ακεραιότητα του περιεχομένου τους, με σκοπό την επιβεβαίωση της προέλευσης αυτών και την τεκμηρίωση της συναλλαγής.

4.   Το σύνολο των λογιστικών αρχείων που η Επιχείρηση τηρεί, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.4308/2014 διαφυλάσσονται με ευθύνη της Επιχείρησης, σύμφωνα με τις λογιστικές και φορολογικές διατάξεις.

5.   Την εφαρμογή των διατάξεων για τα μέτρα δέουσας επιμέλειας, που προβλέπονται από τον Ν.4557/2018 «Πρόληψη και καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (ενσωμάτωση της Οδηγίας 2015/849/ΕΕ)» και δεν προέκυψαν περιπτώσεις αναφορών ύποπτων συναλλαγών προς την αρμόδια αρχή.

Β. Παρεχόμενες πληροφορίες και διαβεβαιώσεις για την σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και των φορολογικών δηλώσεων:

1.   Οι «Λογιστικές πολιτικές» και οι «Λογιστικές εκτιμήσεις», που αναφέρονται στο Ν.4308/2014, καθορίστηκαν από την Διοίκηση της Επιχείρησης ή τον επιχειρηματία.

2.   Θέσαμε υπόψη του Λογιστικού Γραφείου, όλα τα παραστατικά που απαιτούνταν και όπως αυτά μας επισημάνθηκαν από αυτό. Τόσο οι χρηματοοικονομικές καταστάσεις όσο και οι φορολογικές δηλώσεις συντάχθηκαν με όλα τα σχετικά παραστατικά που τέθηκαν υπόψη του Λογιστικού Γραφείου.

3.   Για όποιο παραστατικό / φορολογικό στοιχείο προσκομιστεί στο Λογιστικό Γραφείο μετά το πέρας της υποβολής της αντίστοιχης φορολογικής δήλωσης, δεν αποτελεί ευθύνη του Λογιστικού Γραφείου το γεγονός ότι δεν καταχωρήθηκε και δεν υπολογίσθηκε στον προσδιορισμό του αποτελέσματος του φορολογικού εντύπου από την φορολογική αρχή, την περίοδο αυτή. Σε περίπτωση υποβολής τροποποιητικών / διορθωτικών δηλώσεων, την ευθύνη πρόσθετων φόρων, προστίμων εκπρόθεσμης υποβολής δηλώσεων και προσαυξήσεων φέρει η Επιχείρηση.

4.   Στα πλαίσια της σύνταξης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων (εάν απαιτούνται) και των φορολογικών δηλώσεων (εάν απαιτούνταν) η Επιχείρηση προέβη στην ποσοτική καταμέτρηση των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων (αποθέματα, ταμείο, επιταγές και αξιόγραφα γενικά, πάγια στοιχεία, κλπ.) και δόθηκαν εγγράφως στο Λογιστικό Γραφείο τυχόν διαφορές (δηλ. τυχόν διαφορά μεταξύ Πραγματικού και Λογιστικού υπολοίπου). Η καταμέτρηση, η μέθοδος της αποτίμησης και ο προσδιορισμός της αξίας των αποθεμάτων καθώς και η διαφύλαξη των περιουσιακών αυτών στοιχείων αποτελεί αποκλειστική ευθύνη της Επιχείρησης.

5.   Δεν υπάρχουν σημαντικές υποχρεώσεις ή ενδεχόμενα κέρδη ή ζημιές από διάφορες συμβατικές σχέσεις (συμβάσεις, κλπ.), τα οποία δεν τέθηκαν υπόψη του Λογιστικού Γραφείου, ώστε να συμπεριληφθούν εφόσον αυτό απαιτείται στις χρηματοοικονομικές καταστάσεις ή και στις φορολογικές δηλώσεις.

6.   Βεβαιώνουμε ότι, έχοντας μελετήσει τις προσδοκίες μας και τις προθέσεις μας για τους επόμενους δώδεκα μήνες, και τη διαθεσιμότητα κεφαλαίων κίνησης, η Επιχείρηση είναι συνεχιζόμενη δραστηριότητα. Βεβαιώνουμε επίσης ότι οι οικονομικές καταστάσεις πρέπει να καταρτιστούν στη βάση της συνεχιζόμενης δραστηριότητας (ή έχουμε ……………………………………………………).

7.   Η Επιχείρηση έχει συναινέσει στην παροχή οικονομικών στοιχείων (ισοζύγια, λογιστικές καταστάσεις, δηλώσεις ΦΠΑ, εισοδήματος, κ.α.), προς διαφόρους συναλλασσόμενους που έχει υποδείξει (Τράπεζες, Αρχές, κ.α.) και έχει εγκρίνει το περιεχόμενο αυτών των στοιχείων.

8.   Προσχέδιο των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και των φορολογικών δηλώσεων της κλειόμενης Χρήσης, τέθηκε υπόψη μας πριν την υποβολή τους και μας δόθηκαν οι διευκρινήσεις που ζητήσαμε, με σκοπό την συμφωνία μας με αυτές και στην συνέχεια την υποβολή τους.

Γ. Παρεχόμενες πληροφορίες και διαβεβαιώσεις για την φορολογική αναμόρφωση και την τήρηση εργατικής νομοθεσίας:

1.   Όλες οι δαπάνες, εκτός αυτών που τέθηκαν υπόψη μας από εσάς ως τον υπεύθυνο Λογιστή-Φοροτεχνικό ότι θα αναμορφωθούν φορολογικά στην κατάσταση φορολογικής αναμόρφωσης (άρθρα 22 και 23 του Ν.4172/2013), αφενός πραγματοποιήθηκαν προς το συμφέρον της Επιχείρησης ή κατά τις συνήθεις εμπορικές συναλλαγές της και αφετέρου αντιστοιχούν σε πραγματική συναλλαγή και η αξία της συναλλαγής δεν είναι κατώτερη ή ανώτερη της αγοραίας αξίας. Δηλώνω υπεύθυνα ότι δεν υπάρχει καμία άλλη δαπάνη η οποία πρέπει να αναμορφωθεί φορολογικά και ότι δεν έχουν εκδοθεί ή ληφθεί εικονικά τιμολόγια.

2.   Όλα τα παραστατικά καθαρής αξίας άνω των πεντακοσίων ευρώ (500,00€) καθώς και η μισθοδοσία προς το προσωπικό της Επιχείρησης (εάν υπάρχει):

1.     Εξοφλήθηκαν: Με τους προβλεπόμενους από τις κείμενες διατάξεις τρόπους, (κατάθεση σε λογαριασμό του προμηθευτή, έκδοση επιταγής, δίγραμμη επιταγή, χρεωστική ή πιστωτική κάρτα, κλπ., ή γενικότερα με τραπεζικό τρόπο). [ ή Εκτός των περιπτώσεων: ……………………… ]

2.     Εκκρεμεί ακόμη η εξόφλησή τους: όταν αυτή γίνει, θα γίνει σύμφωνα με τους προβλεπόμενους από τις κείμενες διατάξεις τρόπους, (κατάθεση σε λογαριασμό του προμηθευτή, έκδοση επιταγής, δίγραμμη επιταγή, χρεωστική ή πιστωτική κάρτα κλπ. ή γενικότερα με τραπεζικό τρόπο). Εφόσον, δεν γίνει με τον τρόπο αυτό, θα σας ενημερώσουμε εγγράφως, ώστε να προβείτε στην υποβολή τροποποιητικών δηλώσεων.

3.   Τα συνδεδεμένα και συγγενή πρόσωπα (επιχειρήσεις, όργανα διοίκησης, κλπ.), με την Επιχείρηση μας, σύμφωνα με το άρθρο 2, του Ν.4172/2013, είναι τα εξής: ……………………… (ή δεν υπάρχουν). Η διαβεβαίωση αυτή χορηγείται στα πλαίσια των απαιτήσεων σύνταξης των φορολογικών δηλώσεων, ειδικά δε στα πλαίσια της περίπτωσης ύπαρξης ή μη «ενδοομιλικών συναλλαγών».

4.   Η Επιχείρηση δεν διατηρεί (ή έχει τις εξής:) «Ελεγχόμενες αλλοδαπές εταιρείες (ΕΑΕ)», σύμφωνα με το άρθρο 66, του Ν.4172/2013.

5.   Η Επιχείρηση έχει την ευθύνη της τήρησης των κανόνων του Ασφαλιστικού και Εργατικού δικαίου καθώς και του ελέγχου των σχετικών εγγράφων (νομιμοποιητικών, κ.α.) των εργαζομένων της.

Δ. Εξουσιοδοτήσεις υποβολής διαφόρων δηλώσεων της επιχείρησης και των φορέων της.

Η Επιχείρηση στα πλαίσια της προφορικής ή γραπτής συμφωνίας έχει δώσει όλες τις απαραίτητες εξουσιοδοτήσεις για την υποβολή από το Λογιστικό Γραφείο των δηλωτικών της υποχρεώσεων στις αρμόδιες αρχές, είτε αφορούν την επιχείρηση είτε τους συντελεστές της. Οι εξουσιοδοτήσεις αυτές δίνονται σε συνεννόηση με συζύγους επιχειρηματιών σε περίπτωση Φυσικού Προσώπου επιχειρηματία που υποβάλλει κοινή δήλωση, και αφορά δηλωτικές υποχρεώσεις που υποβάλλονται είτε από τους ίδιους τους φορολογούμενους με τους δικούς τους κωδικούς πρόσβασης, είτε από εξουσιοδοτημένο Λογιστή – Φοροτεχνικό (του Λογιστικού Γραφείου), με επιλογή ρόλου, με τους προσωπικούς του κωδικούς πρόσβασης. Η εξουσιοδότηση προς τον Λογιστή - Φοροτεχνικό αφορά στη διαχείριση όλων των εντύπων που υποβάλλονται, ανεξάρτητα αν οι υπόχρεοι είναι εγγεγραμμένοι στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες οποιασδήποτε αρχής.

Ε. Άδεια επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ασφάλειας αυτών [Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679) - (GDPR)]:

1.   Για τον σκοπό της διεξαγωγής της εκάστοτε συμφωνημένης παροχής υπηρεσίας από το Λογιστικό Γραφείο, η Επιχείρηση, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της ως υπεύθυνος επεξεργασίας, έχει μεταβιβάσει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο Λογιστικό Γραφείο στο οποίο έχει αναθέσει την εκτέλεση της επεξεργασίας τους.

2.   Η επεξεργασία που διενεργεί το Λογιστικό Γραφείο γίνεται μόνο βάσει των εντολών της Επιχείρησης και μόνο για τους σκοπούς που ορίζονται στη σχετική συμφωνία μεταξύ των δυο μερών. Οι σκοποί αυτοί είναι σύμφωνοι με τις ισχύουσες διατάξεις και νόμους που διέπουν αυτές τις διαδικασίες.

3.   Η Επιχείρηση έχει προβεί σε σχετική ενημέρωση (όπου απαιτείται) προς τα υποκείμενα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ότι η επεξεργασία διενεργείται από το Λογιστικό Γραφείο.

4.   Το Λογιστικό Γραφείο παρέχει - για τους σκοπούς της επεξεργασίας που του έχουν ανατεθεί - ένα επίπεδο ασφάλειας και εμπιστευτικότητας που κρίνεται κατ’ ελάχιστον επαρκές από την Επιχείρηση σύμφωνα με τις γενικές αρχές του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ 2016/679).

5.   Τα δεδομένα που έχουν μεταβιβαστεί στο Λογιστικό Γραφείο από την Επιχείρηση δύναται να διατηρηθούν από το Λογιστικό Γραφείο για όσο διάστημα διαρκεί η συνεργασία αυτή. Κατόπιν διακοπής της συνεργασίας, όσα δεδομένα έχει στην κατοχή του το Λογιστικό Γραφείο μπορούν: να επιστραφούν στην Επιχείρηση ή να μεταβιβαστούν με εντολή της Επιχείρησης σε άλλο λογιστικό γραφείο σύμφωνα με το πρωτόκολλο παραλαβής παράδοσης όπως ορίζεται στον Κώδικα Επαγγελματικής Δεοντολογίας Λογιστών-Φοροτεχνικών.

6.   Η Επιχείρηση και κατ’ επέκταση το Λογιστικό Γραφείο έχουν την δυνατότητα να προσφέρουν την όποια απαραίτητη πρόσβαση για την άσκηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων, όπως προβλέπεται από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ 2016/679) όπως επίσης και να συνεισφέρουν στην διασφάλιση της συμμόρφωσης με αυτόν.

[ Τόπος, Ημερομηνία ]

Ο – Η Δηλών (-ουσα)

[ Θέση Διοίκησης στην Επιχείρηση ]

(Υπογραφή & Σφραγίδα με Αναγραφή ολογράφως του ονοματεπωνύμου)

ή

Βεβαίωση για το γνήσιο της υπογραφής από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ
(άρθρο 11 παρ. 1 ν. 2690/1999, όπως ισχύει)