Λογιστής και Ψηφιακή Πλατφόρμα myDATA

 

1. Λογιστής – Λογιστικό Γραφείο με χρήση λογισμικού ERP

- Ποιο είναι το λογισμικό του Λογιστή

Το λογισμικό του Λογιστή είναι το ERP, το οποίο μέσω εξουσιοδότησης που λαμβάνει από την κάθε μία Επιχείρηση – πελάτη του, διαβιβάζει δεδομένα στο myDATA Rest API ERP βάσει προδιαγραφών στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA.

- Τι διαβιβάζει ο Λογιστής και ποιος ο τρόπος διαβίβασης δεδομένων;

Ο Λογιστής διαβιβάζει υποχρεωτικά το χαρακτηρισμό εξόδων και εγγραφών τακτοποίησης εσόδων – εξόδων σύμφωνα με τα όρια της παρ. 2 του αρ.38 του ν.2873/2000. Επιπλέον διαβιβάζει δεδομένα και κάτω από τα παραπάνω όρια στην περίπτωση που του ανατεθεί αυτό από την Επιχείρηση - πελάτη του. Συγκεκριμένα, δύναται να διαβιβάζει:

1. Χαρακτηρισμούς εσόδων τιμολόγησης και εξόδων αυτοτιμολόγησης στην περίπτωση που οι συνόψεις των εκδιδόμενων παραστατικών διαβιβάστηκαν από Πάροχο που δεν διαβίβασε χαρακτηρισμούς για τους Τύπους Παραστατικών Α1 – Α2

2. Χαρακτηρισμούς εσόδων λιανικών συναλλαγών από ΦΗΜ για τους Τύπους Παραστατικών Α2 που σε κάθε περίπτωση δεν διαβιβάζουν χαρακτηρισμούς

3. Χαρακτηρισμούς εσόδων τιμολόγησης από Τρίτο στην περίπτωση ανάθεσης τιμολόγησης που σε κάθε περίπτωση δεν διαβιβάζει χαρακτηρισμούς για τους Τύπους Παραστατικών Α1 – Α2

4. Χαρακτηρισμούς εξόδων τιμολόγησης και εσόδων αυτοτιμολόγησης για τους Τύπους Παραστατικών Α1 για το Λήπτη πελάτη του

5. Σύνοψη και Χαρακτηρισμό εξόδων για τους Τύπους Παραστατικών Β1 – Β2 που σε κάθε περίπτωση διαβιβάζονται από το Λήπτη παραστατικών

6. Σύνοψη και Χαρακτηρισμό για τους Τύπους Παραστατικών Γ, για τις εγγραφές τακτοποίησης εσόδων – εξόδων, διακριτά και μηνιαία για τη μισθοδοσία, διακριτά και ετήσια για τις αποσβέσεις, και συγκεντρωτικά και ετήσια για τις λοιπές εγγραφές τακτοποίησης εσόδων – εξόδων.

Τα ως άνω διενεργούνται για τον προσδιορισμό του λογιστικού και φορολογικού αποτελέσματος της Επιχείρησης.

- Τι κάνει ο Λογιστής και ποια τα βήματα διαχείρισης σχετικά με την αυτοματοποιημένη συσχέτιση ΜΑΡΚ εσόδων - εξόδων και λογιστικών εγγραφών εσόδων – εξόδων με Τύπους Παραστατικών Α1-Α2, Β1-Β2 και Γ που έχουν ΜΑΡΚ, με την λογιστική των Επιχειρήσεων που τηρεί ο Λογιστής στο ERP του;

1ο Βήμα – Αυτοματοποιημένη λήψη ΜΑΡΚ για Α1 (έσοδα χονδρικής) και Α2 (έσοδα λιανικής) στο εμπορικό ERP της επιχείρησης και συσχετισμός με τις λογιστικές εγγραφές στο ERP του Λογιστή Ο Λογιστής μέσω της συνεχούς και απευθείας διασύνδεσης του ERP του με την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA, λαμβάνει αυτοματοποιημένα και αδιάληπτα στο λογιστικό του πρόγραμμα και μόνο στην περίπτωση εξουσιοδότησης από τον πελάτη τα παρακάτω δεδομένα:

Έσοδα τιμολόγησης και έξοδα αυτοτιμολόγησης

1. ΜΑΡΚ παραστατικών εσόδων τιμολόγησης και εξόδων αυτοτιμολόγησης σύνοψης και χαρακτηρισμών (Α1 – Α2) που ο πελάτης ως Εκδότης διαβίβασε μέσω των τριών καναλιών διαβίβασης πλην των Φ.Η.Μ. για την αυτοματοποιημένη συσχέτιση τους με τις λογιστικές εγγραφές εσόδων τιμολόγησης και εξόδων αυτοτιμολόγησης, που ο λογιστής ενημέρωσε αυτοματοποιημένα από τα ERP των πελατών του (εμπορικό) στο δικό του ERP (λογιστικό),

2. ΜΑΡΚ παραστατικών εσόδων σύνοψης λιανικών συναλλαγών (Α2) που ο πελάτης διαβίβασε ως Εκδότης μέσω Φ.Η.Μ. για αυτοματοποιημένη συσχέτισή τους με τις λογιστικές εγγραφές εσόδων λιανικών συναλλαγών, που ο λογιστής ενημέρωσε αυτοματοποιημένα από τα ERP του πελάτη του (εμπορικό) στο δικό του ERP (λογιστικό), στην περίπτωση ΕΑΦΔΣΣ και ΑΔΗΜΕ και των λογιστικών εγγραφών που διενήργησε στην περίπτωση Φ.Τ.Μ. (συγκεντρωτικές ανά μήνα).

Για τις παραπάνω περιπτώσεις ενδείκνυται ο συσχετισμός των συνολικών ποσών συναλλαγών εσόδων τιμολόγησης – εξόδων αυτοτιμολόγησης χονδρικής και ποσών συναλλαγών εσόδων λιανικής με τις συνολικές λογιστικές εγγραφές που έχουν διενεργηθεί ανά φορολογική περίοδο σε μηνιαία βάση.

2ο Βήμα – Αυτοματοποιημένη λήψη ΜΑΡΚ για συσχετισμό και χαρακτηρισμό Τύπων Παραστατικών Α1 (έξοδα χονδρικής για το Λήπτη) - Δημιουργία Τύπων Παραστατικών Β1 (έξοδα λιανικής για το Λήπτη), Β2 (έξοδα από εξαιρούμενες οντότητες για το Λήπτη) και Γ (εγγραφές τακτοποίησης εσόδων - εξόδων)

Ο Λογιστής μετά την ολοκλήρωση των λογιστικών εγγραφών που διενεργεί για τα παραστατικά εξόδων τιμολόγησης και εσόδων αυτοτιμολόγησης, που λαμβάνει προς καταχώρηση από τον πελάτη του, προβαίνει στις παρακάτω ενέργειες:

Έξοδα τιμολόγησης και έσοδα αυτοτιμολόγησης

1. Λαμβάνει ΜΑΡΚ στο ERP του από παραστατικά εξόδων τιμολόγησης και εσόδων αυτοτιμολόγησης σύνοψης (Α1 από την πλευρά του Λήπτη) που διαβίβασε στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA ο προμηθευτής του πελάτη του, μέσω των τριών καναλιών διαβίβασης πλην των Φ.Η.Μ.. Διενεργείται η αυτοματοποιημένη συσχέτιση τους με τις λογιστικές εγγραφές εξόδων τιμολόγησης και εσόδων αυτοτιμολόγησης που ο Λογιστής διενήργησε στο ERP του για την τήρηση των βιβλίων του πελάτη του.

2. Μέσω λογιστικών εγγραφών δημιουργεί Τύπους Παραστατικών εξόδων (σύνοψης και χαρακτηρισμών) Β1 – Β2 που ο πελάτης χορήγησε στο Λογιστή του ως Λήπτης προς καταχώρηση για την ενημέρωση των βιβλίων του

3. Μέσω λογιστικών εγγραφών δημιουργεί Τύπους Παραστατικών (Γ) Εγγραφές τακτοποίησης εσόδων -εξόδων (σύνοψης και χαρακτηρισμών), διακριτά για μισθοδοσία (μηνιαία), διακριτά για αποσβέσεις (ετήσια) και συγκεντρωτικά για τις λοιπές εγγραφές τακτοποίησης εσόδων – εξόδων (ετήσια) για τον προσδιορισμό του λογιστικού και φορολογικού αποτελέσματος.

Μετά την ολοκλήρωση των παραπάνω ενεργειών του Λογιστή, συσχετίζονται οι ΜΑΡΚ των Α1 που αντλήθηκαν από το ERP του με τις λογιστικές εγγραφές που διενήργησε και διαβιβάζονται στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA με χαρακτηρισμούς. Δημιουργούνται στο ERP του μέσω των λογιστικών εγγραφών που διενεργεί τα Β1, Β2 και Γ και διαβιβάζονται οι αντίστοιχοι Τύποι Παραστατικών ανά περίπτωση με σύνοψη και χαρακτηρισμό. Μετά την επιτυχή διαβίβαση τους στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA, επιστρέφονται στο ERP του Λογιστή οι ΜΑΡΚ εκάστου παραστατικού ως επιβεβαίωση επιτυχούς διαβίβασης.

Από τα παραπάνω ο Λογιστής έχει τη δυνατότητα να βλέπει στο ERP του ανά πελάτη όλους τους ΜΑΡΚ εσόδων – εξόδων που σχετίζονται με λογιστικές εγγραφές και το αντίστροφο.

3ο Βήμα – Άμεσος εντοπισμός ασυνεπειών σε σχέση με τους ΜΑΡΚ που έχει αντλήσει από τα Ηλεκτρονικά Βιβλία της Α.Α.Δ.Ε. μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας myDATA και των λογιστικών εγγραφών που έχει διενεργήσει στο ERP του ανά πελάτη.

- Εσωτερικός Έλεγχος Λογιστή

Από την παραπάνω διαδικασία ο Λογιστής έχει τη δυνατότητα από το ERP του να εντοπίζει άμεσα:

1. Τους ΜΑΡΚ που έχουν συσχετιστεί με τις λογιστικές εγγραφές που έχει διενεργήσει, για τα οποία δεν απαιτείται περαιτέρω έλεγχος παρά μόνο επιβεβαίωση

2. Τους ΜΑΡΚ που είναι ανοικτοί και δεν έχουν συσχετιστεί με κάποιες από τις ανοικτές λογιστικές εγγραφές που έχει διενεργήσει και αφορούν παραστατικά που ο Εκδότης - προμηθευτής διαβίβασε και ο Λήπτης - πελάτης του Λογιστή είτε δεν του χορήγησε, είτε δεν αποδέχεται

3. Τις λογιστικές εγγραφές που είναι ανοικτές αφορούν παραστατικά εξόδων τιμολόγησης και εσόδων αυτοτιμολόγησης που έδωσε ο Λήπτης - πελάτης του Λογιστή προς καταχώρηση και δεν έχουν συσχετιστεί με τα ανοικτά ΜΑΡΚ που αντληθήκαν από την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA στο ERP του Λογιστή.

Από τα παραπάνω μπορεί να γίνεται άμεσος έλεγχος για τις περιπτώσεις 2 και 3 ώστε να διορθωθεί πιθανό λάθος καταχώρησης από το Λογιστή. Στη συνέχεια και πριν την υποβολή της δήλωσης ΦΠΑ, υπάρχει η δυνατότητα για την περίπτωση 2 ο πελάτης είτε να επιβεβαιώσει και να χορηγήσει τα παραστατικά που λείπουν, είτε να ενημερώσει το Λογιστή για τη μη αποδοχής τους. Σε καμία περίπτωση όμως δεν διακόπτεται η προετοιμασία και η υποβολή της δήλωσης Φ.Π.Α.

Για την περίπτωση 3 που ο Εκδότης δεν τήρησε την υποχρέωση διαβίβασης, ο Λογιστής δύναται να διαβιβάσει τις ανοικτές λογιστικές εγγραφές εξόδων, μέσω αυτοματοποιημένης δημιουργίας Τύπων Παραστατικών Α1, εντός δύο (2) μηνών από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης Φ.Π.Α. των τηρούντων απλογραφικό λογιστικό σύστημα όπως ορίζει η περ.3 του άρθρου 5 της Α.1138/2020 και να λάβει ΜΑΡΚ ως επιβεβαίωση επιτυχούς διαβίβασης.

4ο Βήμα – Υποβολή δηλώσεων και λοιπές ενέργειες διαχείρισης.

- Τι κάνει ο Λογιστής αναφορικά με τις φορολογικές υποχρεώσεις του πελάτη του στην περίπτωση εντοπισμού ανοικτών ΜΑΡΚ και ανοικτών λογιστικών εγγραφών;

Ο Λογιστής υποβάλλει κανονικά τη δήλωση ΦΠΑ και τις λοιπές δηλώσεις φόρων πλην ΔΦΕ, σχετικά με τις ασυνέπειες που εντόπισε και έχει τις παρακάτω επιλογές:

1. Για τους ανοικτούς ΜΑΡΚ που για τον πελάτη του είναι έξοδο, μπορεί να τα διαβιβάσει με χαρακτηρισμό εξόδου το μήνα που έχει το σχετικό παραστατικό στη διάθεσή του για λογιστικοποίηση και όχι πριν την υποβολή της ΔΦΕ του φορολογικού έτους που αφορά (ετεροχρονισμένη καταχώρηση εξόδου)

2. Για τις ανοικτές λογιστικές εγγραφές που σχετίζονται με τα παραστατικά εξόδων που έλαβε ο πελάτης του αλλά παρέλειψε να τα διαβιβάσει ο Εκδότης τους και έχει στη διάθεσή του ο Λογιστής (Α1 για το Λήπτη), υπάρχει η υποχρέωση είτε να μην τα αποδεχθεί, είτε να διαβιβάσει τους Τύπους Παραστατικών Α1 μέσω των λογιστικών εγγράφων εξόδων που είχε διενεργήσει, εντός δύο (2) μηνών από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης Φ.Π.Α. των τηρούντων απλογραφικό λογιστικό σύστημα όπως ορίζει η περ.3 του άρθρου 5 της Α.1138/2020.

- Χρόνος διαβίβασης των ανά περίπτωση δεδομένων και τρόπος διαβίβασης

O Λογιστής διαβιβάζει τα δεδομένα των πελατών του έως την υποβολή της αντίστοιχης δήλωσης φόρου μέσω του ERP στους παρακάτω χρόνους:

Έσοδα τιμολόγησης και έξοδα αυτοτιμολόγησης

1. Χαρακτηρισμοί εσόδων τιμολόγησης και εξόδων αυτοτιμολόγησης Τύπων Παραστατικών Α1 και εσοδών συναλλαγών λιανικής Α2 είτε από Πάροχο που διαβίβασε μόνο Σύνοψη, είτε από Τρίτο στην περίπτωση ανάθεσης τιμολόγησης με χρόνο διαβίβασης έως τις είκοσι (20) του επόμενου μήνα από την ημερομηνία έκδοσης τους.

2. Χαρακτηρισμοί εσόδων λιανικής Τύπων Παραστατικών Α2 από Φ.Η.Μ. μέσω της οποίας διαβιβάζεται μόνο Σύνοψη, έως τις είκοσι (20) του επόμενου μήνα από την ημερομηνία έκδοσης τους.

Έσοδα τιμολόγησης και έξοδα αυτοτιμολόγησης

3. Χαρακτηρισμοί εξόδων τιμολόγησης και εσόδων αυτοτιμολόγησης Τύπων Παραστατικών Α1 για τον πελάτη του ως Λήπτη σε μηνιαία βάση για Επιχειρήσεις που τηρούν λογιστικά αρχεία με διπλογραφικό σύστημα, και σε τριμηνιαία βάση για τις Επιχειρήσεις με απλογραφικό σύστημα. Ειδικά για τις Επιχειρήσεις που δεν υπάγονται σε ΦΠΑ, η προθεσμία διαβίβασης θα συμπίπτει με την τρίμηνη προθεσμία υποβολής δήλωσης ΦΠΑ του απλογραφικού συστήματος (δηλ. σε τριμηνιαία βάση).

4. Σύνοψη και Χαρακτηρισμούς Τύπων Παραστατικών Β1 – Β2 για τον πελάτη του ως Λήπτη στους ίδιους χρόνους με την περίπτωση 3 (διπλογραφικά σε μηνιαία βάση και απλογραφικά σε τριμηνιαία βάση)

5. Σύνοψη και Χαρακτηρισμούς Τύπων Παραστατικών Γ για τον πελάτη του, σε μηνιαία βάση στην περίπτωση μισθοδοσίας και έως την υποβολή δήλωσης του σχετικού παρακρατούμενου φόρου και σε ετήσια βάση για τις αποσβέσεις και τις λοιπές εγγραφές τακτοποίησης εσόδωνεξόδων σε ετήσια βάση και έως την υποβολή της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος (Ε3-Ε1, Ε3-Ν)

6. Στην περίπτωση που ο Εκδότης Τύπων Παραστατικών Α1 του πελάτη του δεν τήρησε την υποχρέωση διαβίβασης, ο χρόνος διαβίβασης είναι εντός δύο (2) μηνών από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης Φ.Π.Α. των τηρούντων απλογραφικό λογιστικό σύστημα όπως ορίζει η περ.3 του άρθρου 5 της Α.1138/2020.

- Υποχρέωση εξουσιοδότησης Λογιστή

O Λογιστής για να έχει τη δυνατότητα να διαβιβάζει τα παραπάνω δεδομένα απαιτείται να έχει λάβει την εξουσιοδότηση από τους πελάτες του και να δουλεύει με τους δικούς του κωδικούς ανεξαρτήτως των ορίων της υποχρέωσης που θέτει η παρ.3 του άρθρου 6 της Α.1138/2020. Η διαδρομή που ακολουθείται είναι www.aade.gr/ myTAXISnet/ Εξουσιοδοτήσεις, επιλέγοντας «Διαχείριση Ηλεκτρονικών Βιβλίων».

- Από την παραπάνω διαδικασία τι πρέπει να κάνει ο Λογιστής για να ξεκινήσει τη διαβίβαση δεδομένων;

O Λογιστής πρέπει να κάνει τις παρακάτω ενέργειες:

1. Εξουσιοδότηση από όλους τους πελάτες του για να διαβιβάζει δεδομένα με τους κωδικούς του για λογαριασμό των πελατών του και να μπορεί να αντλεί αυτοματοποιημένα στο ERP του από την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA τους ΜΑΡΚ τους

2. Επικαιροποίηση του ERP του βάσει των προδιαγραφών myDATA και αντιστοίχιση της λογιστικής του ERP του με Τύπους Παραστατικών του Παραρτήματος της Α.1138/2020 και χαρακτηρισμούς συναλλαγών εσόδων - εξόδων (Στήλη 9 Αναλυτικού Βιβλίου και Ε3) myDATA.

- Χρειάζεται ο Λογιστής για κάθε ενέργεια που κάνει να μπαίνει στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA για να επιβεβαιώνει ότι όλα πήγαν καλά;

Όχι, ο Λογιστής είναι απαραίτητο να λάβει τη νέα έκδοση του ERP του ώστε να μπορεί να δέχεται και να διαβιβάζει δεδομένα στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA. Οι συσχετισμοί ΜΑΡΚ και λογιστικών εγγραφών καθώς και οι αντιστοιχίσεις Τύπων Παραστατικών και Λογιστικών εγγραφών πρέπει να γίνονται αυτοματοποιημένα. Ο Λογιστής μπορεί να επιβεβαιώνει την ορθότητα ή τις ασυνέπειες που υπάρχουν από διακριτό πίνακα με συσχετισμένα δεδομένα και μη που του παρέχει το ERP του (Συσχετισμένα ΜΑΡΚ-Λογιστικές εγγραφές / Ανοικτά ΜΑΡΚ / Ανοικτές Λογιστικές Εγγραφές).

2. Λογιστής - μισθωτός με χρήση λογισμικού – ERP σε λογιστήριο επιχείρησης

- Ποιες διαδικασίες ακολουθεί ο Λογιστής ως μισθωτός σε λογιστήριο Επιχείρησης;

Ο Λογιστής που εργάζεται ως μισθωτός σε λογιστήριο Επιχείρησης ακολουθεί ακριβώς τα ίδια βήματα και διαδικασίες με το Λογιστή ελεύθερο επαγγελματία, σχετικά με τα δεδομένα που διαχειρίζεται στο ERP (εμπορικό - λογιστικό) της Επιχείρησης που εργάζεται και των δεδομένων που αντλούνται, συσχετίζονται και διαβιβάζονται από και προς την ψηφιακή πλατφόρμα myDATA. Συγκεκριμένα το εμπορικό πρόγραμμα σχετίζεται με το τμήμα πωλήσεων της Επιχείρησης που εργάζεται και διαβιβάζει τους Τύπους Παραστατικών Α1-Α2. Το λογιστικό πρόγραμμα αναφέρεται στο λογιστήριο της Επιχείρησης που σχετίζεται με τους Τύπους Παραστατικών Β1-Β2 και Γ.

Σε κάθε περίπτωση όλες οι Επιχειρήσεις απαιτείται να διενεργήσουν μέσω του ψηφιακού μετασχηματισμού τους και της λογιστικής επιστήμης τον ενδεδειγμένο μετασχηματισμό των δεδομένων τους α) απλογραφικών λογιστικών εγγραφών, και β) διπλογραφικών λογιστικών εγγραφών βάσει του λογιστικού σχεδίου (ΕΓΛΣ, ΕΛΠ, ΔΛΠ) ανά περίπτωση με τις συνόψεις και χαρακτηρισμούς συναλλαγών των Τύπων Παραστατικών του παραρτήματος της Α.1138/2020, βάσει των επιχειρησιακών και τεχνικών προδιαγραφών των Ηλεκτρονικών Βιβλίων της Ψηφιακής Πλατφόρμας myDATA.