Όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ) Αθήνα: 12/10/2012

Αριθ. πρωτ.: οίκ. 25932/12.10.2012
Όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ)
Αθήνα: 12/10/2012
Αριθ. πρωτ.: οίκ. 25932

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΝΟΙΑΣ
ΓΡΑΦΕΙΟ ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΥ
ΟΑΕΔ:  210 9989044
 210 9989019
ΣΕΠΕ:  210 3748743
 210 3748774
 210 3748721
 210 3748831
FAX ΟΑΕΔ: 210 9989043
ΣΕΠΕ:  210 3748744
E-mail: aninika@oaed.gr
anitsi@oaed.gr
agiannourakou@ypakp.gr
ktsatsoulis@ypakp.gr
ikeramaris@ypakp.gr
Πληροφορίες για έντυπα ΟΑΕΔ: Α. Νινίκα
Α. Ανίτση
Πληροφορίες για έντυπα ΣΕΠΕ: A. Γιαννουράκου
Κ. Τσατσούλης
Ι. Κεραμάρης
Μ. Παυλοπούλου

ΘΕΜΑ: Όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ)

Με την υπ’ αριθ. 17227/32/22.8.2012 (ΦΕΚ 2346Β΄/22-8-2012 και ΑΔΑ: Β4ΓΩΛ-ΩΥΣ) Απόφαση του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ρυθμίζεται η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας του ΣΕΠΕ και του ΟΑΕΔ.

Ειδικότερα:

Άρθρο 1: Ηλεκτρονική υποβολή εντύπων

Θεσπίζεται υποχρέωση ηλεκτρονικής υποβολής στο Πληροφοριακό Σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (στο εξής: ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ) με την επιφύλαξη του άρθ. 8 παρ. α΄ και β΄ (βλ. κατωτέρω σελ. 4) και διευκρινίζεται ότι η ΥΑ αφορά τη διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής (και όχι τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στις αρμόδιες Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ ή του ΟΑΕΔ, όπως ίσχυε έως σήμερα και θα ισχύει και κατά τη μεταβατική περίοδο) με την εξαίρεση του άρθ. 4 παρ. γ περ. 2 (βλ. κατωτέρω σελ. 3).

Για να έχουν πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ οι εξωτερικοί χρήστες θα επισκέπτονται τη διεύθυνση eservices.yeka.gr.

Άρθρο 2: Ηλεκτρονικά υποβαλλόμενα έντυπα

Απαριθμούνται τα επτά (7) έντυπα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά εκ των οποίων οι πίνακες προσωπικού (E4), οι αναγγελίες υπερωριακής απασχόλησης (E8) και οι αιτήσεις για την έγκριση υπερωριακής απασχόλησης (Ε9) είναι έντυπα αρμοδιότητας ΣΕΠΕ.

Οι αναγγελίες πρόσληψης (Ε3), οι αναγγελίες οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού (Ε5), οι καταγγελίες σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (Ε6) και οι βεβαιώσεις-δηλώσεις εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου (Ε7) είναι έντυπα αρμοδιότητας ΟΑΕΔ.

Τα έντυπα που επισυνάπτονται στην ΥΑ ουσιαστικά αποτελούν τις φόρμες που συμπληρώνονται κατά την ηλεκτρονική υποβολή. Εάν επιλεγεί η κατάθεση με προσέλευση του υπόχρεου στην αρμόδια Υπηρεσία, εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται τα έντυπα που χρησιμοποιούνταν έως σήμερα.

Άρθρο 3: Διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων

Πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ έχουν μόνο οι εργοδότες οι οποίοι έχουν απογραφεί στο ΙΚΑ, δηλ. είναι εγγεγραμμένοι στα αντίστοιχα μητρώα εργοδοτών, και θα χρησιμοποιούν τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Η γνωστοποίηση τυχόν μεταβολών στοιχείων των εργοδοτών στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ καθορίζεται από τις σχετικές διατάξεις και γίνεται μέσα στις προβλεπόμενες προθεσμίες.

Με την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής υποβολής εκτυπώνεται αντίγραφο στο οποίο έχει αποδοθεί αυτόματα και αποτυπώνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν τα αντίγραφα αυτά, αφού προηγουμένως έχουν νομίμως υπογραφεί και σφραγισθεί, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις πχ τα αναρτούν, τα τηρούν στο αρχείο τους, τα επιδεικνύουν, κοκ.

Η επισύναψη του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις υπογραφές εργοδότη και εργαζόμενου ή με την έκθεση επίδοσης του δικαστικού επιμελητή είναι υποχρεωτική όταν υποβάλλεται καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (έντυπο Ε6), ενώ είναι προαιρετική όταν υποβάλλεται αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού (έντυπο Ε5).

Σε περίπτωση κατά την οποία κάποιο έντυπο δεν μπορεί να υποβληθεί ηλεκτρονικά λόγω αδυναμίας συμπλήρωσης υποχρεωτικού πεδίου (πχ έλλειψη ΑΦΜ εργαζομένου) ή λόγω αδυναμίας επισύναψης του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου σχετικά με το έντυπο Ε6, θα ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία, μέσα στις νόμιμες προθεσμίες.

Άρθρο 4: Προθεσμία και ημερομηνία ηλεκτρονικής υποβολής

Κατά την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων ισχύουν οι καθοριζόμενες από τις κείμενες διατάξεις προθεσμίες.

Επισημαίνεται πως κατά την ηλεκτρονική υποβολή, η αναγγελία πρόσληψης (έντυπο Ε3), υποβάλλεται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Εάν επιλεγεί η κατάθεση με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΟΑΕΔ, εξακολουθεί να ισχύει, κατά τη μεταβατική περίοδο, η προθεσμία των οχτώ (8) ημερών.

Ειδικά για τους νέους εργοδότες προβλέπεται ειδική προθεσμία τριών (3) εργασίμων ημερών από την πρόσληψη για να υποβάλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3, αφού προηγουμένως έχουν απογραφεί στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ (και τους έχει χορηγηθεί όνομα και κωδικός χρήστη).

Σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών, ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά τον πίνακα προσωπικού συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής (τροποποιητικός αποδοχών, βλ. σχετικά τις οδηγίες για τη συμπλήρωση του Ε4) εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή.

Σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά τον πίνακα προσωπικού συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της αλλαγής ή της τροποποίησης (τροποποιητικός ωραρίου, βλ. σχετικά τις οδηγίες για τη συμπλήρωση του Ε4), το αργότερο ως και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.

Στο πλαίσιο της απλούστευσης διαδικασιών και δεδομένης της διασύνδεσης του ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ με το ΙΚΑ, καταργείται η υποχρέωση κατάθεσης συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού στις Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάξει νόμιμο εκπρόσωπο, ακόμη και ως προς τους εργοδότες που επιλέγουν τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ. Σημειώνεται ότι η κατάργηση αφορά τη σχετική υποχρέωση ενώπιον των Υπηρεσιών του ΣΕΠΕ ενώ εξακολουθεί να υφίσταται ενώπιον των Υπηρεσιών του ΙΚΑ σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις.

Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα - εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.

Κατά τη μεταβατική περίοδο, οι Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ και του ΟΑΕΔ εξακολουθούν να τηρούν, όπως έκαναν έως σήμερα, τα πρωτόκολλα που αφορούν τα έντυπα που κατατίθενται με προσέλευση.

Κατά την πρώτη φάση της ηλεκτρονικής υποβολής, διορθώσεις θα γίνονται μόνο με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή του ΟΑΕΔ και προσκόμιση ή/και κατάθεση των σχετικών στοιχείων τα οποία θα ελέγχονται κατά περίπτωση.

Επισημαίνεται ότι κατά τη μεταβατική περίοδο δεν είναι δυνατή η ηλεκτρονική υποβολή σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ.

Άρθρο 5: Πρόσβαση και Διαχείριση

Σχετικά με τα δικαιώματα πρόσβασης και διαχείρισης στα υποβαλλόμενα έντυπα θα εκδοθούν συγκεκριμένες οδηγίες οι οποίες, μεταξύ άλλων, θα αφορούν τον ορισμό των εσωτερικών χρηστών, τον προσδιορισμό ρόλων και αρμοδιοτήτων καθώς και την απόδοση κωδικών.

Άρθρο 6: Συγκρότηση ομάδας διαχείρισης

Με την υπ’ αριθ. πρωτ. 16511/Δ1.4909/12-9-2012 απόφαση του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΑΔΑ: Β4ΘΞΛ-8ΟΡ) συγκροτήθηκε η ομάδα διαχείρισης του ΠΣ αποτελούμενη από υπαλλήλους της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου, του ΣΕΠΕ, του ΟΑΕΔ και του ΙΚΑ.

Άρθρο 7: Κυρώσεις

Προβλέπεται ρητώς πως οι κείμενες διατάξεις για την επιβολή ποινικών και διοικητικών κυρώσεων καθώς και για τα όργανα επιβολής αυτών ισχύουν αναλόγως και για τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής.

Άρθρο 8: Μεταβατικές διατάξεις

Καθορίζεται μεταβατική περίοδος έως τις 28/2/2013 κατά τη διάρκεια της οποίας η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων είναι προαιρετική. Διευκρινίζεται, επίσης, ότι ακόμη και μετά από την ηλεκτρονική υποβολή οιουδήποτε εντύπου, οι εργοδότες μπορούν να επιλέξουν την κατάθεση με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ. Πχ μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά στις 16/10/2012 την αναγγελία πρόσληψης (έντυπο Ε3) και στις 20/11/2012 να προσέλθουν στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ και να καταθέσουν πίνακα προσωπικού.

Άρθρο 9: Ισχύς της απόφασης

Η έναρξη ισχύος της Απόφασης ορίζεται στις 15/10/2012 και ρητώς προβλέπεται ότι από τη δημοσίευση της ΥΑ καταργείται η υπ’ αριθ. 14827/22/24.7.2012 απόφαση του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΦΕΚ 2240Β΄/2−8−2012).




Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ
ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΠΑΝΑΓΙΩΤΟΠΟΥΛΟΣ


Η καταργουμενη απόφαση


Αριθμ. οικ. 14827/22/24.7.2012
Όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ).
Αριθμ. οικ. 14827/22/24.7.2012

Θέμα : Όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ).

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΝΟΙΑΣ

Έχοντας υπόψη:

1. το άρθ. 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα, που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του π.δ/τος 63/2005 (ΦΕΚ 98 Α'/2005),

2. το π.δ. 85/2012 «Ιδρυση και μετονομασία Υπουργείων, μεταφορά και κατάργηση υπηρεσιών» (ΦΕΚ 141 Α'/21-6-2012), όπως τροποποιήθηκε με το π.δ. 88/2012 «Τροποποίηση του π.δ. 85/2012 "Ιδρυση και μετονομασία Υπουργείων, μεταφορά και κατάργηση υπηρεσιών"» (ΦΕΚ 143 Α'/4-7-2012),

3. το άρθ. 17 παρ. 6 του ν.3899/2010 «Επείγοντα μέτρα εφαρμογής του προγράμματος στήριξης της ελληνικής οικονομίας» (ΦΕΚ 212 Α'/2010), όπως αντικαταστάθηκε με το άρθ. 138 παρ. Ε του ν.4052/2012 «Νόμος αρμοδιότητας Υπουργείων Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης και Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης για εφαρμογή του νόμου «Εγκριση των Σχεδίων Συμβάσεων Χρηματοδοτικής Διευκόλυνσης μεταξύ του Ευρωπαϊκού Ταμείου Χρηματοπιστωτικής Σταθερότητας (Ε.Τ.Χ.Σ.), της Ελληνικής Δημοκρατίας και της Τράπεζας της Ελλάδος, του Σχεδίου του Μνημονίου Συνεννόησης μεταξύ της Ελληνικής Δημοκρατίας, της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της Τράπεζας της Ελλάδος και άλλες επείγουσες διατάξεις για τη μείωση του δημοσίου χρέους και τη διάσωση της εθνικής οικονομίας» και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 41 Α'/1-3-2012),

4. τα άρθ. 18 και 30 του ν.3996/2011 «Αναμόρφωση του Σώματος Επιθεωρητών Εργασίας, ρυθμίσεις θεμάτων Κοινωνικής Ασφάλισης και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 170 Α'/2011),

5. το ν.3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (ΦΕΚ 138 Α'/16-6-2011),

6. το αρθ. 4 του ν. 3667/2008 « Θέματα ειδικών επιδοτήσεων ανεργίας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 114 Α'/2008),

7. το άρθ. 16 παρ.2 του ν.3144/2003 καθώς και το άρθ. 12 παρ. 4 του ν. 3144/2003 «Κοινωνικός διάλογος για την προώθηση της απασχόλησης και την κοινωνική προστασία και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 111 Α'/2003), όπως τροποποιήθηκε με το άρθ. 151 παρ. 2 του ν.3655/2008 «Διοικητική και οργανωτική μεταρρύθμιση του Συστήματος Κοινωνικής Ασφάλισης και λοιπές ασφαλιστικές διατάξεις» (ΦΕΚ 58 Α'/2008),

8. το άρθ. 6 παρ. 1 περ. δ' του ν.2972/2001 «Εκσυγχρονισμός της οργάνωσης και της λειτουργίας του ΙΚΑ και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 291 Α'/2001),

9. το ν. 2956/2001 «Αναδιάρθρωση Ο.Α.Ε.Δ. και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 258 Α'/6-11-2001),

10. το άρθ. 2 του ν.2556/1997 «Μέτρα κατά της εισφοροδιαφυγής, διασφάλιση εσόδων ΙΚΑ και άλλα θέματα» (ΦΕΚ 270 Α'/1997),

11. το άρθ. 9 του ν.3198/1955 «Περί τροποποιήσεως και συμπληρώσεως των περί καταγγελίας σχέσεως εργασίας διατάξεων» (ΦΕΚ 98 Α'/1955),

12. τον α.ν. 1846/1951 «Περί κοινωνικών ασφαλίσεων» (ΦΕΚ 179 Α'/21-6-1951) σε συνδυασμό με τις διατάξεις του Κανονισμού Ασφάλισης του ΙΚΑΕΤΑΜ,

13. το άρθ. 26 παρ. 9 περ. στ' υποπερ. αα' και ββ' του α.ν. 1846/1951 «Περί κοινωνικών ασφαλίσεων» (ΦΕΚ 179 Α'/21-6-1951),

14. το π.δ. 136/1999 « Οργάνωση Υπηρεσιών Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.)» (ΦΕΚ 134 Α'/30-61999), 15. το π.δ. 152/1991 « Σύσταση Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, Επιθεώρησης και κλάδου Επιθεωρητών, Πληροφορικής και Απλούστευσης διαδικασιών, στο Υπουργείο Εργασίας» (ΦΕΚ 61 Α'/3-4-1991),

16. το π.δ. 368/1989 « Οργανισμός Υπουργείου Εργασίας» (ΦΕΚ 163 Α'/16-6-1989), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει,

17. το β.δ. 405/1971 «Περί οργανώσεως, συγκροτήσεως και λειτουργίας των Υπηρεσιών του Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού» (ΦΕΚ 123 Α'/216-1971),

18. το άρθ. 13 παρ. 1-7 του ν.δ/τος 1037/1971 «Περί χρονικών ορίων λειτουργίας καταστημάτων και εργασίας του προσωπικού αυτών» (ΦΕΚ 235 Α'/1971), όπως τροποποιήθηκε διαδοχικά με το άρθ. 16 του ν. 2874/2000, το άρθ. 68 παρ. 5 του ν. 3518/2006 «Αναδιάρθρωση των κλάδων του Ταμείου Συντάξεων Μηχανικών και Εργοληπτών Δημοσίων'Εργων (Τ.Σ.Μ.Ε.Δ.Ε.) και ρύθμιση άλλων θεμάτων αρμοδιότητας του Υπουργείου Απασχόλησης και Κοινωνικής Προστασίας» (ΦΕΚ 272 Α'/2006), το άρθ. 10 του ν. 3846/2010 «Εγγυήσεις για την εργασιακή ασφάλεια και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 66 Α'/11-5-2010), και το άρθ. 30 παρ. 4 του ν.3996/2011 «Αναμόρφωση του Σώματος Επιθεωρητών Εργασίας, ρυθμίσεις θεμάτων Κοινωνικής Ασφάλισης και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 170 Α'/2011),

19. το ν.δ. 2961/1954 «Περί συστάσεως Οργανισμού Απασχολήσεως και Ασφαλίσεως Ανεργία» (ΦΕΚ 197 Α'/25-8-1954),

20. το ν.δ. 2656/1953 « Περί Οργανώσεως και ελέγχου αγοράς εργασίας» (ΦΕΚ 299 Α'/1953) όπως αντικαταστάθηκε με το ν.δ. 763/1970 «Περί προσλήψεως μισθωτών» (ΦΕΚ 283 Α'/1970),

21. το άρθ. 5 του ν.δ/τος 2656/1953 « Περί Οργανώσεως και ελέγχου αγοράς εργασίας» (ΦΕΚ 299 Α'/1953), όπως τροποποιήθηκε με το άρθ. 2 παρ. 1 του ν. 4504/1966 «Περί τροποποιήσεως και συμπληρώσεως διατάξεων τινών της εργατικής νομοθεσίας και περί ετέρων τινών διατάξεων» (ΦΕΚ 57 Α'/1966) και αντικαταστάθηκε με το άρθ. 1 του ν.δ/τος 763/1970 «Περί προσλήψεως μισθωτών» (ΦΕΚ 283 Α'/1970),

22. τις διατάξεις περί υπερωριακής απασχόλησης των εργαζομένων {άρθ. 5 και 7 του α.ν. 547/1937 (ΦΕΚ 98 Α'/1937), άρθ. 3 του β.δ/τος 28-1/4-2-1938 (ΦΕΚ 35 Α'/1938), άρθ. 3 του β.δ/τος 14-8/8-9-1950 (ΦΕΚ 202 Α'/1950), άρθ. 3 παρ. 1 του ν.δ/τος 515/1970 (ΦΕΚ 95 Α'/1970), άρθ. 18 του π.δ/τος 8-4/1932 (ΦΕΚ 114 Α'/1932), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, άρθ. 12 του ν.δ/τος 1037/1971 (ΦΕΚ 235 Α'/1971), όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, τις υπ' αριθ. υ.α. 6958/1960 (ΦΕΚ Β' 96/1960), 63323/1961, (ΦΕΚ 350 Β71961), 39431/1961 (ΦΕΚ 234 Β'/1961) και 65982/1966 (ΦΕΚ 600 Β'/1966)},

23. την υπ' αριθ. 80047/2003 Απόφαση του Υπουργού Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων «Καθορισμός αρμοδιοτήτων των Τμημάτων των Διευθύνσεων: α) Προγραμματισμού και Συντονισμού Κοινωνικής Επιθεώρησης και β) Προγραμματισμού και Συντονισμού Τεχνικής και Υγειονομικής Επιθεώρησης Σ.ΕΠ.Ε. του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων» (ΦΕΚ 1096 Β'/6-8-2003),

24. την υπ' αριθ. πρωτ. 153.796/ΨΣ315-Α2 /16-5-2011 Απόφαση ένταξης της Οριζόντιας Πράξης «ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗ ΤΩΝ ΜΗΧΑΝΙΣΜΩΝ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΚΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΣΧΕΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΜΕ ΤΗ ΧΡΗΣΗ ΤΠΕ» (με κωδ. ΟΠΣ 340081) στα ΕΠ «Ψηφιακή Σύγκλιση», «ΜακεδονίαΘράκη», «Κρήτη & Νήσοι Αιγαίου», «Θεσσαλία Στερεά Ελλάδα Ήπειρος», «Αττική»,

25. το υπ' αριθ. πρωτ. 3603/13-10-2011 έγγραφο της Ειδικής Υπηρεσίας Διαχείρισης του ΕΠ « Διοικητική Μεταρρύθμιση 2007-2013» για τη διατύπωση σύμφωνης γνώμης για διαδικασία υλοποίησης με ίδια μέσα του Υποέργου 3 «Υποστηρικτικές ενέργειες» της πράξης με τίτλο «Απλούστευση των διαδικασιών του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας» (με κωδ. ΟΠΣ 310295),

26. την υπ' αριθ. πρωτ. 26903/14-12-2011 απόφαση του Υπουργού Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης περί σύστασης και συγκρότησης δύο ομάδων εργασίας για την υλοποίηση με ίδια μέσα του Υποέργου «Υποστηρικτικές Ενέργειες» με Α/Α 3 της Πράξης «ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗ ΤΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΤΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (Σ.ΕΠ.Ε.)» (ΦΕΚ 65/14-2-2012 και 140/26-3-2012 τεύχος ΥΟΔΔ) και

27. το γεγονός ότι από την έκδοση της απόφασης αυτής προκαλείται δαπάνη ποσού 138.831,12 € η οποία θα βαρύνει τις πιστώσεις του ΠΔΕ έτους 2012 του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας,

αποφασίζουμε:

Άρθρο 1
Ηλεκτρονική υποβολή εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ) στο Πληροφοριακό Σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔΙΚΑ-ΕΤΑΜ)

Οι εργοδότες υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά, με την επιφύλαξη του άρθ. 8 παρ. α' και β', τα περιγραφόμενα στο επόμενο άρθρο έντυπα (Ε3 έως Ε9), σύμφωνα με την οριζόμενη στην παρούσα διαδικασία, στο Πληροφοριακό Σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ), το οποίο διασυνδέεται με το ΟΠΣ ΟΑΕΔ και το ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Εφεξής, το εν λόγω διασυνδεόμενο ΠΣ του Υπουργείου καλείται ΠΣ Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ). Η παρούσα αφορά αποκλειστικά τη διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής.

Άρθρο 2
Ηλεκτρονικά υποβαλλόμενα έντυπα

α) Ε3. Αναγγελία πρόσληψης,

β) Ε4. Πίνακας προσωπικού,

γ) Ε5. Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού,

δ) Ε6. Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου,

ε) Ε7. Βεβαίωση Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου,

στ) Ε8. Αναγγελία υπερωριακής απασχόλησης και

ζ) Ε9. Αίτηση για την έγκριση υπερωριακής απασχόλησης.

Τα ανωτέρω έντυπα επισυνάπτονται στην παρούσα και αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα αυτής.

Άρθρο 3
Διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων

α) Ο εργοδότης υποβάλλει τα έντυπα του άρθ. 2 της παρούσας με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω διαδικτύου, στο ΠΣ του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ) ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που υπάρχουν σε αυτό.

β) Δυνατότητα πρόσβασης στο ανωτέρω ΠΣ έχουν μόνο οι εργοδότες, οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

γ) Τυχόν μεταβολές στοιχείων εργοδοτών, όπως αυτές ισχύουν και προσδιορίζονται κατά τις κείμενες διατάξεις, γνωστοποιούνται στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.

δ) Με την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής του και αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του, το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως.

ε) Η διαδικασία ολοκλήρωσης της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Ε6 (καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου) υλοποιείται σε δύο στάδια: Ο εργοδότης, αρχικά, συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε6, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν οι υπογραφές ιδιοχείρως του εργοδότη και του εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την ηλεκτρονική υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις προαναφερθείσες υπογραφές.

Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε6, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της ηλεκτρονικά σαρωμένης έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.

στ) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε5 (αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού), η επισύναψη του αρχείου του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με την υπογραφή του εργαζομένου είναι προαιρετική.

ζ) Η ορθότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που συμπληρώνονται στα πεδία όλων των εντύπων καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από τον εργαζόμενο αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου.

Άρθρο 4
Προθεσμία και ημερομηνία ηλεκτρονικής υποβολής

α) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων του άρθ. 2 της παρούσας, ισχύουν οι καθοριζόμενες από τις κείμενες διατάξεις προθεσμίες, με εξαίρεση το υποστοιχείο α' του άρθ. 2.

β) Το έντυπο Ε3 (αναγγελία πρόσληψης), υποβάλλεται ηλεκτρονικά το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3 εντός τριών εργασίμων (3) ημερών από την πρόσληψη, αφού προηγουμένως έχουν απογραφεί στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

γ) Κατά την υποβολή των εντύπων του άρθ. 30 παρ. 4 του Ν. 3996/2011:

1) ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4 (πίνακας προσωπικού) συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία i) της μεταβολής των αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή και ii) της αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, το αργότερο ως και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.

2) Η υποχρέωση κατάθεσης συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού στις Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ, όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάξει νόμιμο εκπρόσωπο, καταργείται και ως προς τους εργοδότες που επιλέγουν τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ.

δ) Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.

ε) Διορθώσεις μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει παρέλθει η νόμιμη προθεσμία υποβολής.

στ) Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή κατά τη μεταβατική περίοδο, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ.

Άρθρο 5
Πρόσβαση και διαχείριση

Οι αρμόδιες Υπηρεσίες του Υπουργείου (ΣΕΠΕ) και του ΟΑΕΔ έχουν πρόσβαση και διαχειρίζονται τα υποβληθέντα έντυπα. Πρόσβαση στα υποβληθέντα έντυπα έχουν και οι αρμόδιες Υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

Άρθρο 6
Συγκρότηση ομάδας διαχείρισης

Στο Υπουργείο Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας συγκροτείται ομάδα διαχείρισης του Π.Σ. του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (Σ.ΕΠ.Ε.-Ο.Α.Ε.Δ.-Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ). Η ομάδα διαχείρισης αποτελείται από εννέα (9) μέλη: α) Τρεις (3) υπαλλήλους της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας εκ των οποίων ο ένας ως συντονιστής της ομάδας. β) Δύο (2) υπαλλήλους του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.). γ) Δύο (2) υπαλλήλους του Οργανισμού Απασχόλησης Εργατικού Δυναμικού (Ο.Α.Ε.Δ.). δ) Δύο (2) υπαλλήλους του Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. Έργο της ομάδας είναι η διαχείριση και η παρακολούθηση της ορθής λειτουργίας του ανωτέρω ΠΣ.

Άρθρο 7
Κυρώσεις

Οι κείμενες διατάξεις για την επιβολή ποινικών και διοικητικών κυρώσεων καθώς και για τα όργανα επιβολής αυτών ισχύουν αναλόγως και για τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής.

Άρθρο 8
Μεταβατικές διατάξεις

α) Κατά το διάστημα της μεταβατικής περιόδου, η οποία ορίζεται έως τις 31/12/2012, η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων, όπως αυτή περιγράφεται στην παρούσα, είναι προαιρετική.

β) Έως τη λήξη της μεταβατικής περιόδου, οι εργοδότες δύνανται να επιλέξουν τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, ακόμη και μετά την ηλεκτρονική υποβολή οιουδήποτε εντύπου.

γ) Από 1/1/2013 εφαρμόζεται υποχρεωτικά η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων.

Άρθρο 9
Ισχύς της απόφασης

Η απόφαση αυτή ισχύει από 1/9/2012.