Α. Παραστατικά συναλλαγής. Δικαιολογητικά στοιχεία. Αρίθμηση. Σειρές
Με την παρ. 5 του άρθρου 5 των ΕΛΠ προκύπτουν τα εξής:
Κάθε συναλλαγή και γεγονός που αφορά την κάθε επιχείρηση, την κάθε οντότητα, τεκμηριώνεται με κατάλληλα παραστατικά στοιχεία προς απόδειξη και θεμελίωση αυτών. Καθιερώνεται δηλαδή γενική υποχρέωση της οντότητας να τεκμηριώνει επαρκώς με κατάλληλα παραστατικά (τεκμήρια) κάθε συναλλαγή ή γεγονός που καταχωρείται στα λογιστικά της αρχεία (βιβλία).
Τα παραστατικά στοιχεία εκδίδονται είτε από την οντότητα είτε από τους συναλλασσόμενους με αυτήν είτε από τρίτους, σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή. Δηλαδή το στοιχείο μπορεί να εκδοθεί από οποιοδήποτε εμπλεκόμενο μέρος, αλλά πρέπει μέσω αυτού να τεκμηριώνεται η συναλλαγή ή το γεγονός. Προσοχή: η χειρόγραφη έκδοση δεν ισχύει για τα στοιχεία λιανικής, καθώς υπερισχύουν οι ρυθμίσεις για χρήση φορολογικών ηλεκτρονικών μηχανισμών (ΦΤΜ ή Η/Υ και φορολογικός μηχανισμός).
Τα παραστατικά αναφέρουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την ασφαλή ταυτοποίηση κάθε μίας συναλλαγής ή γεγονότος, και σε κάθε περίπτωση όσα ορίζει ο νόμος για τα ΕΛΠ.
Τα στοιχεία για να έχουν ασφαλή ταυτοποίηση και μοναδικότητα πρέπει:
- Να φέρουν ημερομηνία έκδοσης και να έχουν αύξοντα αριθμό. Οργανωτικά σωστό είναι να μην εκδίδονται στοιχεία με τον ίδιο αριθμό και την ίδια σειρά μέσα στην ίδια χρήση, γιατί πιθανά να προκύπτουν αμφιβολίες και μηχανογραφικά θέματα στην αναζήτηση ή επαλήθευση αυτών. Σημειώνουμε ότι οι αποδείξεις των φ.τ.μ., μπορεί κάθε μέρα να αρχίζουν από την αρχή, αλλά συνεχίζει ενιαία ανοδικά η αρίθμηση του ημερήσιου δελτίου «Z». Η αρίθμηση είναι ελεύθερη και μπορεί η οντότητα για εμπορικούς λόγους να επιλέξει την έναρξή της από όποιον αριθμό επιθυμεί π.χ. αντί να αρχίσει από το 1 μπορεί να αρχίσει από το 1001.
- Να φέρουν και σειρά, εάν χρησιμοποιούνται πολλές σειρές στοιχείων με το ίδιο όνομα. Η σειρά τίθεται με οποιοδήποτε τρόπο επιθυμεί η επιχείρηση, είτε αλφαβητικά, είτε αριθμητικά, είτε συνδυαστικά με γράμματα και αριθμούς, με τρόπο που πιθανά να εξυπηρετεί την όλη της οργάνωση.
- Να φέρουν τα στοιχεία των αντισυμβαλλόμενων, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά στα ΕΛΠ, όπως συμβαίνει με τα στοιχεία λιανικής στα οποία δεν απαιτείται ονοματεπώνυμο πελάτη.
Για τα στοιχεία που πρέπει να φέρει υποχρεωτικά το τιμολόγιο, βλέπε τις διατάξεις του άρθρου 9 των ΕΛΠ. Για τα στοιχεία που πρέπει να φέρει υποχρεωτικά το στοιχείο λιανικής πώλησης, βλέπε τις διατάξεις του άρθρου 12.
Α.1. Έκδοση στοιχείων με πολλές σελίδες και αρίθμηση
Όταν παραδίδονται ή πωλούνται αγαθά σε μεγάλο αριθμό και δεν αρκεί μία σελίδα φορολογικού στοιχείου, αλλά απαιτούνται περισσότερες σελίδες, τότε τα φορολογικά στοιχεία μπορεί να εκδίδονται ως εξής:
Πρώτος τρόπος σε χειρόγραφα στοιχεία:
Σε κάθε σελίδα να γίνεται άθροιση με την ένδειξη μεταφορά στο επόμενο π.χ. Tιμολόγιο Nο 10. Στο τέλος: Mεταφορά στο τιμολόγιο Nο 11. Στην αρχή του τιμολογίου 11. Mεταφορά από το τιμολόγιο Nο 10. Στο τέλος: Mεταφορά στο τιμολόγιο Nο 12 κ.ο.κ.. Συνεχίζεται με τον ίδιο τρόπο και υποθέτουμε ότι τελειώνει η τιμολόγηση της συγκεκριμένης πώλησης στο Nο 15. Στο τέλος αυτού αφού γίνει η τελική άθροιση αναγράφεται ο ΦΠA και το γενικό σύνολο. Στην καταχώρηση στα βιβλία αναφέρεται ως τιμολόγιο 11-15.
Δεύτερος τρόπος
Eάν τα στοιχεία εκδίδονται μηχανογραφικά, τότε σε όλες τις σελίδες μπορεί να δίνεται ο ίδιος αριθμός τιμολογίου με αρίθμηση των επιμέρους σελίδων.
Π.χ. Tιμολόγιο Nο 11 σελίδα 1, Nο 11 σελίδα 2, Nο 11 σελίδα 3 κλπ. Bέβαια σε κάθε σελίδα μπορεί να γίνεται άθροιση προς μεταφορά, από μεταφορά, έως την τελευταία σελίδα (χωρίς να είναι απαραίτητο). Στην τελευταία σελίδα θα γίνει η τελική άθροιση και θα αναγράφεται ο ΦΠA και το γενικό σύνολο.
Α.2 Χρησιμοποίηση σειρών για τα φορολογικά στοιχεία
Οργανωτικά πολλές φορές είναι απαραίτητη η χρησιμοποίηση συγχρόνως περισσότερων σειρών για κάθε είδος στοιχείου. Αυτό επιτρέπεται αλλά για να υπάρχει η διακριτή ταυτότητα του στοιχείου η κάθε σειρά πρέπει να έχει διακριτικό σειράς. Ως διακριτικό σειράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί οποιοδήποτε χαρακτηριστικό, αλλά για λόγους μηχανογραφικούς και ευκολίας εγγραφών καλό είναι να τίθεται γράμμα της ελληνικής αλφαβήτου ή απόλυτος ακέραιος αριθμός π.χ. ΣEIPA A, B, Γ, κ.ό.κ. ή ΣEIPA 1, 2, 3, κ.ό.κ.
Ως διακριτικό σειράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί και συνδυασμός γραμμάτων με αριθμούς, ο οποίος πολλές φορές εξυπηρετεί οργανωτικά τις επιχειρήσεις, όταν έχουν πολλά υποκαταστήματα ή ακόμα και αριθμός, του οποίου το πρώτο ψηφίο θα δηλώνει το υποκατάστημα και η συνέχεια την εσωτερική σειρά.
Για παράδειγμα, για τα Τιμολόγια
1. Kεντρικό Aθηνών: A1, A2, A3 ή 101, 102, 103
2. Yποκ/μα Θεσσαλονίκης: Θ1, Θ2 ή 201, 202
3. Yποκ/μα Πάτρας: Π1, Π2 ή 301, 302
4. Yποκ/μα Tρίπολης: T1, T2 κ.λπ. ή 401, 402
Άλλες εκφράσεις όπως π.χ. Δελτίο Αποστολής εμπορευμάτων, προϊόντων, αγαθών τρίτων, κατ’ εντολή του αγοραστή κ.λπ. βεβαίως επιτρέπονται.
Ειδικά για τα τιμολόγια στα οποία χρησιμοποιείται συμπληρωματικός διακριτικός τίτλος, όπως πώλησης ή, παροχής υπηρεσιών ή αγοράς, κ.λπ. δεν τίθεται θέμα παρακολούθησής τους σε σειρές, αφού διαφοροποιείται το όνομα του στοιχείου.
Β. Δικλίδες για να υπάρχει αξιόπιστη ελεγκτική αλυσίδα απόδειξης των συναλλαγών.
Κάθε φυσικό πρόσωπο με επιχειρηματική δραστηριότητα, κάθε νομικό πρόσωπο, κάθε οντότητα που καταλαμβάνεται από τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα, πρέπει να εφαρμόζει κατάλληλες, κατά την κρίση της, δικλίδες για:
α) Τη διασφάλιση ότι υπάρχει αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία τεκμηρίων (ελεγκτική αλυσίδα) για κάθε συναλλαγή ή γεγονός, από το χρόνο που προέκυψαν μέχρι το διακανονισμό τους.
β) Τη δημιουργία αξιόπιστης και ελέγξιμης αλληλουχίας τεκμηρίων, που διασφαλίζει την ευχερή συσχέτιση των συναλλαγών και άλλων γεγονότων με τα λογιστικά αρχεία και τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις.
γ) Την επίτευξη εύλογης διασφάλισης ως προς την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα του περιεχομένου των παραστατικών στοιχείων που καλύπτουν τις συναλλαγές με σκοπό την επιβεβαίωση της προέλευσης αυτών και την τεκμηρίωση της συναλλαγής (άρθρο 5 § 7).
Με την εγκ. ΠΟΛ.1003/2015, § 5.7.2, αναφέρεται ότι «με τον όρο «ακεραιότητα του περιεχομένου» νοείται ότι το περιεχόμενο ενός παραστατικού (λογιστικού στοιχείου, π.χ. τιμολογίου) δεν έχει αλλοιωθεί, σε σχέση με ότι προδιαγράφει ο νόμος των ΕΛΠ ή με ό,τι καθορίσθηκε από τον εκδότη του εν λόγω παραστατικού. Η προέλευση του παραστατικού αναφέρεται στη διασφάλιση της ταυτότητας του εκδότη του παραστατικού ή του προμηθευτή αναλόγως.
Από τις διατάξεις αυτές της παρ. 7 του άρθρου 5, μπορούμε να επισημάνουμε ότι πρέπει η επιχείρηση να διασφαλίζει την αυθεντικότητα των στοιχείων και του περιεχομένου τους, αλλά αυτό δεν αρκεί, δεν αρκεί δηλαδή η ύπαρξη του παραστατικού, δεν αρκεί η εμφάνιση μιας συναλλαγής, δεν αρκεί η καταγραφή μιας λογιστικής πράξης, αλλά πρέπει η επιχείρηση να είναι σε θέση και να έχει στοιχεία για την όλη πορεία της συναλλαγής, από τη συμφωνία μέχρι και το διακανονισμό της. Ουσιαστικά οι διατάξεις αυτές, διευρύνουν το πεδίο των απαιτούμενων δικαιολογητικών στοιχείων για κάθε μια συναλλαγή καθώς απαιτείται να υπάρχει αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία τεκμηρίων, να υπάρχει μια ελεγκτική αλυσίδα που να αποδεικνύει το πραγματικό γεγονός και να παρέχει επαλήθευση της αυθεντικότητας του στοιχείου.
Σημειώνουμε συμπληρωματικά, ότι και από τις διατάξεις του Κώδικα Φορολογίας Εισοδήματος, οι αγορές ή δαπάνες άνω των 500 € δεν επιτρέπεται να εξοφλούνται με μετρητά. Το αντίτιμο πρέπει να καταβάλλεται με τραπεζικό μέσο πληρωμής (καταβολή στην τράπεζα, μεταφορά στον τραπεζικό λογαριασμό, με έκδοση επιταγής, με εκχώρηση αξιογράφων). Βλέπε άρθρο 23 του ΚΦΕ (ν. 4172/2013) και σχετ. εγκ. ΠΟΛ. 1216/2014 στο βιβλίο μας ΚΦΕ - Ανάλυση - Ερμηνεία, Δημ. Σταματόπουλου - Αντ. Καραβοκύρη.
Ακόμα πρέπει να δημιουργείται αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία τεκμηρίων, που να διασφαλίζει την ευχερή συσχέτιση των συναλλαγών και άλλων γεγονότων με τα λογιστικά αρχεία και τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις, δηλαδή μια πρακτική αλυσίδα, μια πορεία βήμα - βήμα από τη συναλλαγή στα στοιχεία, από τα στοιχεία στα βιβλία, στην πορεία των εγγραφών και στην ορθή μεταφορά τους με κατάλληλους λογαριασμούς προκειμένου να καταλήξουν επί της ουσίας εκεί που ανήκουν, δηλαδή στις χρηματοοικονομικές καταστάσεις. Θα λέγαμε ότι παρακολουθείται η ουσία των συναλλαγών και των γεγονότων και όχι ο τύπος: εάν πρόκειται π.χ. για έσοδο, πρέπει να καταλήξει στα ακαθάριστα έσοδα και να μην χαθεί στην πορεία σε μεταβατικούς λογαριασμούς.
Για μία εκτενή ανάλυση των διατάξεων των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων, μπορείτε να ανατρέξετε στο βιβλίο μας ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΠΡΟΤΥΠΑ. ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΡΜΗΝΕΙΑ. Δημήτρη, Πάρη ΚΑΙ Γιάννη Σταματόπουλου.
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου