1. Πότε υποβάλλεται ο Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού;

του Ευάγγελου Χατζηπέτκου*

Το έντυπο Ε4: Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού υποβάλλεται μία φορά κατά το χρονικό διάστημα 1 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου κάθε έτους (Αριθμ. 40331/Δ1.13521/19.9.2019, όπως ισχύει). Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση του Υπουργού Εργασίας, κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων, όπως για παράδειγμα το έτος 2019 παρατάθηκε, σύμφωνα με την Αριθμ. 47711/Δ1.15631/25.10.2019 απόφαση του Υπουργείου Εργασίας, έως 15/11/2019.

Η νέα καταληκτική ημερομηνία της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Ε4 (ετήσιος/ετήσιος συμπληρωματικός) είναι η 30η Νοεμβρίου 2020.

2. Ποιοι εργαζόμενοι δηλώνονται κατά την υποβολή του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού στο Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ»;

Όπως προαναφέρθηκε, ο ετήσιος πίνακας προσωπικού υποβάλλεται στο Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ» από 1 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου κάθε έτους και καταγράφει το σύνολο των εργαζομένων που απασχολείται με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου στην έδρα της κάθε επιχείρησης ή στο παράρτημα της, κατά την ώρα της υποβολής. Επισημαίνεται ότι απαιτείται ξεχωριστή υποβολή ανά παράρτημα στο Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ». Πιο συγκεκριμένα, επιλέγεται, κατά την υποβολή, το παράρτημα του εργοδότη για το οποίο υποβάλλεται πίνακας προσωπικού. Τα παραρτήματα που εμφανίζονται στη λίστα είναι αυτά που έχουν απογραφεί στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) του e-ΕΦΚΑ.

3. Κατά την υποβολή του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού δεν συμπεριλήφθηκε το σύνολο των εργαζομένων που εργάζονταν κατά την ώρα της υποβολής. Τι πρέπει να γίνει σε αυτή την περίπτωση;

Δίνεται η δυνατότητα στους εργοδότες που έχουν υποβάλλει τον Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού, χωρίς να έχουν συμπεριλάβει το σύνολο του προσωπικού τους σε αυτόν, να υποβάλλουν έως και τις 31 Οκτωβρίου (εκτός αν υπάρξει κάποια παράταση), το έντυπο E4: Ετήσιος Συμπληρωματικός, μόνο για το προσωπικό που δεν είχε δηλωθεί στον πρώτο Ε4: Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού. O E4 – Ετήσιος Συμπληρωματικός κατατίθεται μόνο για απασχολούμενους, που εργάζονταν την ώρα της υποβολής του E4 – Ετήσιου πίνακα, αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν (Aριθ. πρωτ: 31651/4.10.2013).

4. Μετά την υποβολή του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού, η επιχείρηση προχωρά σε νέα πρόσληψη. Θα πρέπει να υποβληθεί ο E4 – Ετήσιος Συμπληρωματικός;

Όχι, διότι όπως προαναφέρθηκε, ο E4 – Ετήσιος Συμπληρωματικός υποβάλλεται μόνο για απασχολούμενους που εργάζονταν την ώρα της υποβολής του E4 – Ετήσιου πίνακα, αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν. Η επιχείρηση θα υποβάλει στο Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ» το έντυπο Ε3: Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης (Ε3 Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης).

5. Σε ποιες περιπτώσεις υποβάλλεται ο Ε4 – Αρχικός Πίνακας Προσωπικού;

Στις περιπτώσεις σύστασης νέου παραρτήματος ή απασχόλησης προσωπικού για πρώτη φορά εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού, δηλαδή από 1ης Νοεμβρίου (εκτός αν υπάρξει κάποια παράταση, οπότε λαμβάνεται υπόψη η επόμενη της λήξης της παράτασης ημερομηνία) κάθε έτους έως 30 Σεπτεμβρίου του επόμενου έτους, τότε και μόνο υποβάλλεται E4-Aρχικός πίνακας προσωπικού. H υποβολή Αρχικού Πίνακα γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων, οι οποίοι συνδέονται πάντα με έναν ηλεκτρονικά υποβληθέντα Ετήσιο ή Αρχικό Πίνακα Προσωπικού (Έγγραφα Υπ. Εργασίας 13146/37/6.4.2015 και 40990/50/25.2.2015).

6. Επιτρέπεται η νέα ηλεκτρονική υποβολή για διορθώσεις του υποβληθέντα Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού;

Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή (Αριθμ. 40331/Δ1.13521/19.9.2019, όπως ισχύει). Για τον σκοπό αυτό, ο εργοδότης εκτυπώνει το ηλεκτρονικά υποβληθέν έντυπο, συνοδεύοντάς το με: α) γραπτή επιστολή με διευκρινίσεις ως προς την επιθυμητή διόρθωση και εφόσον είναι αναγκαίο, β) συμπληρωμένο έντυπο με τα ορθά στοιχεία, και τα υποβάλλει με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε. (Aριθ. πρωτ: 509/11.6.2013).

7. Υπάρχει η δυνατότητα ανάκλησης στο Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ» του υποβληθέντος Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού;

Σε επίπεδο τεχνικής λειτουργίας της εφαρμογής δεν προβλέπεται λειτουργία διαγραφής ή απαλοιφής οριστικά υποβληθέντων εντύπων, στα οποία κατά την ηλεκτρονική καταχώριση στο σύστημα έχει αποδοθεί αυτόματα μοναδικός αριθμός πρωτοκόλλου. Βάσει των όσων προαναφέρθηκαν, δεν υφίσταται διάταξη που να αφορά σε διαδικασία ανάκλησης αναγγελίας πρόσληψης ή άλλου εντύπου (Έγγραφο Yπ. Εργασίας 45420/2.6.2014).

8. Ποιες είναι οι κυρώσεις σε περίπτωση εκπρόθεσμης κατάθεσης του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού;

Σε περίπτωση παρέλευσης της προβλεπόμενης προθεσμίας, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε., με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων.

Η εκπρόθεσμη κατάθεση Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού & Ωρών Εργασίας θεωρείται σημαντική παράβαση με πρόστιμο από 500 έως 3.000 ευρώ (Αριθμ.60201/Δ7.1422/31.12.2019, όπως ισχύει).

9. Ποιες είναι οι κυρώσεις σε περίπτωση μη υποβολής του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού;

Η μη υποβολή Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού & Ωρών Εργασίας θεωρείται πολύ υψηλή παράβαση με πρόστιμο από 1.800 έως 8.000 ευρώ (Αριθμ. 60201/Δ7.1422/31.12.2019, όπως ισχύει).

*Ο Ευάγγελος Χατζηπέτκος είναι Λογιστής με εξειδίκευση σε θέματα εργατικής νομοθεσίας

πηγή: e-forologia.gr