Οι αλλαγές στην ηλεκτρονική υποβολή εντύπων του ΠΣ «Εργάνη»

Πέτρος Ραπανάκης

Σύμβουλος επ/σεων σε θέματα εργατικής νομοθεσίας & ανθρ. δυναμικού

27 ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΕΙΣ

FacebookMessengerTwitterLinkedInGoogle+GmailE-mailPrintFriendlyΕκτύπωση

1. Χρόνος υποβολής του ετήσιου πίνακα προσωπικού (έντυπο Ε4)

Στην προϊσχύουσα ρύθμιση της ΥΑ 29502/85/01-09-2014 ορίζετο ότι «ii. Ο ετήσιος πίνακας προσωπικού (έντυπο Ε4) υποβάλλεται ηλεκτρονικά μία φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 1 Οκτωβρίου έως 21 Οκτωβρίου εκάστου έτους. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση του Υπουργού κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων».

Με τη νέα ρύθμιση του άρθρου 5.15 της ΥΑ 32143/Δ1.11288/2018 ορίζεται ότι «Το έντυπο Ε4 υποβάλλεται μία φορά ετησίως κατά το χρονικό διάστημα 1 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου κάθε έτους». Επισημαίνεται ότι στη νέα ρύθμιση δεν γίνεται καμία αναφορά στη δυνατότητα παράτασης της ως άνω προθεσμίας μέσω της έκδοσης σχετικής υπουργικής απόφασης.

Όσον αφορά τον E4 - Ετήσιο Συμπληρωματικό πίνακα αυτός συνεχίζει να κατατίθεται (εντός του χρονικού ορίου υποβολής του Ε4 - ετήσιου πίνακα προσωπικού ) μόνο για απασχολούμενους, που εργάζονταν την ώρα της υποβολής του E4 - Ετήσιου πίνακα, αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σ΄ αυτόν (Έγγραφο Υπουργείου Εργασίας Aριθ. πρωτ.: 31651/4-10-2013).

2. Δυνατότητα υποβολής του έντυπου Ε4: συμπληρωματικός ωραρίου μέσω κινητού τηλεφώνου

Ο εργοδότης υποβάλλει το έντυπο Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους.

Με τη νέα ρύθμιση του άρθρου 4.10 και 4.11 της ΥΑ 32143/Δ1 11288/2018 ορίζεται ότι «4.10 Το έντυπο Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου) μπορεί να υποβάλλεται μέσω κινητού τηλεφώνου με αποστολή μηνύματος υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό κινητού τηλεφώνου ανά παράρτημα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου καθώς και για τη δήλωση τυχόν μεταβολής αυτού.

4.11 Με την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου) μέσω κινητού τηλεφώνου, αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής και αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του. Σε περίπτωση ανεπιτυχούς υποβολής, αποστέλλεται στο χρήστη σχετικό μήνυμα».

Διευκρινίζεται ότι το έντυπο Ε4 μπορεί να υποβάλλεται μέσω κινητού τηλεφώνου από 1/10/2018 (άρθρο 13.3 της ΥΑ 32143/Δ1.11288/2018).

3. Υποβολή εντύπου Ε8: Αναγγελία υπερεργασίας ή νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης

Με τις νέες ρυθμίσεις θεσπίζεται η υποχρεωτική, εκ των προτέρων, δήλωση της υπερεργασίας και της υπερωρίας, με στόχο σύμφωνα με το σκεπτικό των αρμόδιων οργάνων του Υπουργείου Εργασίας, να αντιμετωπιστούν φαινόμενα παραβατικότητας εκ μέρους των εργοδοτών και να προστατευτούν τα δικαιώματα των εργαζομένων.

Ειδικότερα, με την ΥΑ 32143/Δ1.11288/2018, ενεργοποιούνται οι ρυθμίσεις του άρθρου 36 του Ν.4488/2017 περί καταχώρισης κάθε αλλαγής ή τροποποίησης ωραρίου στο πληροφοριακό σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» το αργότερο έως και την ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους, καθώς και περί καταχώρισης της υπερεργασίας και της νόμιμης κατά την ισχύουσα νομοθεσία υπερωριακής απασχόλησης πριν την έναρξη πραγματοποίησής της.

Διευκρινίζεται ότι με το άρθρο 36 του Ν.4488/2017 αντικαταστάθηκε η παρ.1 του άρθρου 80 του Ν.4144/2013 ως εξής:

«1.α. Ο εργοδότης υποχρεούται να καταχωρεί στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης «ΕΡΓΑΝΗ» κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων, το αργότερο έως και την ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους, καθώς και την υπερεργασία και τη νόμιμη κατά την ισχύουσα νομοθεσία υπερωριακή απασχόληση πριν την έναρξη πραγματοποίησής της.

β. Αν διαπιστωθεί από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα τροποποίηση ωραρίου εργασίας εργαζομένου ή υπερωριακή του απασχόληση χωρίς αυτή να έχει γνωστοποιηθεί κατά τα ανωτέρω πριν την έναρξη πραγματοποίησής της, επιβάλλονται με πράξη του αρμόδιου οργάνου σε βάρος του εργοδότη κυρώσεις, σύμφωνα με τα άρθρα 24 και 28 του N.3996/2011 .

γ. Με απόφαση του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης καθορίζεται η διαδικασία καταχώρισης, τα στοιχεία που γνωστοποιούνται και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια για την εφαρμογή του παρόντος.

δ. Η παρ. 1 του άρθρου 55 του N.4310/2014 (ΦΕΚ Α΄ 258) καταργείται και οι υπόλοιπες παράγραφοι του άρθρου αναριθμούνται αντίστοιχα.

ε. Η ισχύς της παρούσας παραγράφου αρχίζει από την έκδοση της απόφασης της περίπτ. γ΄.».

Με τις νέες ρυθμίσεις ,το έντυπο Ε8 υποβάλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησης της υπερεργασίας ή της νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης. Στοιχεία που αφορούν την υπερεργασία ή τη νόμιμη υπερωριακή απασχόληση και έχουν καταχωριστεί σε επιτυχώς υποβληθέν έντυπο Ε8 μπορούν να τροποποιηθούν με νέα υποβολή πριν την πραγματοποίηση της αλλαγής (άρθρο 5.19 της ΥΑ 32143/Δ1.11288/2018). Διευκρινίζεται ότι το έντυπο Ε8 «Αναγγελία υπερεργασίας ή νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης» μπορεί να υποβάλλεται μέσω κινητού τηλεφώνου από 1/7/2018 (άρθρο 13.4 της ΥΑ 32143/Δ1.11288/2018). Ειδικότερα τονίζεται ότι από την 1η Ιουλίου η δήλωση της υπερωριακής απασχόλησης θα γίνεται ηλεκτρονικά μέσω του σχετικού εντύπου Ε8 καθώς και μέσω της αποστολής μηνύματος με την χρήση κινητού τηλεφώνου.

Επεξηγηματικά αναφέρεται ότι το έντυπο Ε8 μπορεί να υποβάλλεται μέσω κινητού τηλεφώνου με αποστολή μηνύματος υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό κινητού τηλεφώνου ανά παράρτημα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου καθώς και για τη δήλωση τυχόν μεταβολής αυτού

Με την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου Ε8 μέσω κινητού τηλεφώνου, αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής και αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του. Σε περίπτωση ανεπιτυχούς υποβολής, αποστέλλεται στο χρήστη σχετικό μήνυμα (άρθρο 4.18-19 της ΥΑ 32143/Δ1.11288/2018).

Επιπρόσθετα προβλέπεται μεταβατικό διάστημα διάρκειας δύο μηνών έως και την 31η Αυγούστου, κατά το οποίο είναι δυνατή η δήλωση υπερωριών και μέσω του Ειδικού Βιβλίου Υπερωριών , οπότε στην περίπτωση αυτή θα συνεχισθεί η υποβολή του εντύπου Ε8 στην παλαιά του μορφή «Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης» μέχρι 31/8/2018 , για την υπερωριακή απασχόληση που θα πραγματοποιηθεί εντός των μηνών Ιουλίου και Αυγούστου 2018. Από 1/9/2018 οι εργοδότες θα υποβάλλουν υποχρεωτικά το έντυπο Ε8 στη νέα του μορφή «Αναγγελία υπερεργασίας ή νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης» κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 36 του Ν.4488/2017 και την ΥΑ 32143/Δ1.11288/2018

Κατά συνέπεια, από 1ης Σεπτεμβρίου η δήλωση της υπερεργασίας και της υπερωριακής απασχόλησης θα γίνεται μόνο ηλεκτρονικά ενώ από την ίδια ημερομηνία καταργείται το βιβλίο υπερωριών.

Τέλος οι φορείς του «Μητρώου Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης δεν υποβάλλουν το έντυπο Ε8 για το απασχολούμενο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους όταν η υπερωριακή του απασχόληση έχει εγκριθεί σύμφωνα με το άρθρου 20 του Ν.4354/2015 [που αναφέρεται στην αποζημίωση για εργασία καθ΄ υπέρβαση του υποχρεωτικού ωραρίου και στην αποζημίωση για εργασία προς συμπλήρωση του υποχρεωτικού ωραρίου και αφορά μισθολογικές ρυθμίσεις των υπαλλήλων του Δημοσίου, των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης (ΟΤΑ. πρώτου και δεύτερου βαθμού, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου (ΝΠΔΔ) και Ιδιωτικού Δικαίου (ΝΠΔΔ), καθώς και των ΔΕΚΟ του Κεφαλαίου Α του Ν.3429/2005].

4. Υποβολή εντύπου Ε5 : Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού

Στο πλαίσιο της συνολικής αποτύπωσης των αλλαγών που έχουν συντελεστεί στην διαδικασία υποβολής εντύπων μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «ΕΡΓΑΝΗ», περιγράφεται η διαδικασία εφαρμογής του άρθρου 38 του Ν.4488/2017 για την ηλεκτρονική αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης εργαζόμενου, μόνο εφόσον ο ίδιος ο εργαζόμενος έχει συνυπογράψει ή ενημερωθεί με εξώδικη δήλωση.

Η θέσπιση της ηλεκτρονικής αναγγελίας οικειοθελούς αποχώρησης εργαζομένου γίνεται κατ΄ εφαρμογήν του άρθρου 38 του Ν.4488/2017 που προβλέπει ότι για την ηλεκτρονική αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης εργαζόμενου, απαιτείται ο ίδιος ο εργαζόμενος να έχει συνυπογράψει ή να έχει ενημερωθεί με εξώδικη δήλωση.

Ειδικότερα η Υπουργική Απόφαση 32143/Δ1.11288/2018 ορίζει τον τρόπο υποβολής του εντύπου Ε5 «Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού» στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ υπογεγραμμένου και από τον εργαζόμενο είτε της εξώδικης δήλωσης του εργοδότη και της έκθεσης επίδοσής της στον εργαζόμενο από δικαστικό επιμελητή.

Πιο συγκεκριμένα στο άρθρο 4.13 - 14 -15 ορίζονται τα εξής:

«4.13. Η υποβολή του εντύπου Ε5 ολοκληρώνεται ως εξής: ο εργοδότης συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε5, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν ιδιοχείρως οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου, ολοκληρώνει την υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του σαρωμένου εντύπου Ε5 με τις προαναφερθείσες υπογραφές.

4.14. Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε5 από τον εργαζόμενο, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.

4.15. Σε περίπτωση εθελούσιας εξόδου εργαζομένων υποβάλλεται το έντυπο Ε5 με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο».

(Βλέπε και άρθρο του υπογράφοντος, στο περιοδικό Ε7 τεύχος Ιουνίου 2018 σελίδες 798 έως 803 με τίτλο «Διαχείριση θεμάτων οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού»).

5. Προθεσμίες υποβολής των εντύπων του ΠΣ «Εργάνη»

Είδος εντύπου	Χρόνος υποβολής
	Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία και ώρα επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρισης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα/εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.
Το ενιαίο έντυπο Ε3 (Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης)	Υποβάλλεται το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.
	Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, και οι εργοδότες που ιδρύουν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλουν το έντυπο Ε3 εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του ΕΦΚΑ.
Το έντυπο Ε4 ετήσιος πίνακας προσωπικού	Υποβάλλεται μία φορά ετησίως κατά το χρονικό διάστημα 1 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου κάθε έτους και καταγράφει το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης κατά την ώρα της υποβολής.
O E4 - Ετήσιος Συμπληρωματικός	Κατατίθεται μόνο για απασχολούμενους, που εργάζονταν την ώρα της υποβολής του E4 - Ετήσιου πίνακα, αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σ΄ αυτόν ( Έγγραφο Υπ. Εργασίας 31651/4-10-2013). Υποβάλλεται εντός της προθεσμίας υποβολής του Ε4 ετήσιου πίνακα προσωπικού
O E4 - Αρχικός	Για τις περιπτώσεις νέων εργοδοτών, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη εργαζομένων για πρώτη φορά, καθώς και για όσους εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, ή εφόσον μετά την 31/10 υποβάλλεται για πρώτη φορά ηλεκτρονικά πρόσληψη εργαζομένων, υποδεικνύεται η υποβολή και Αρχικού Πίνακα Προσωπικού (Έγγραφο Υπουργείου Εργασίας 13146/37/6-4-2015 )
Το έντυπο Ε4- συμπληρωματικός ωραρίου, συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας	Υποβάλλεται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους. Το έντυπο Ε4 μπορεί να υποβάλλεται μέσω κινητού τηλεφώνου από 1/10/2018.
Το έντυπο Ε4 - τροποποιητικός αποδοχών	Υποβάλλεται το έντυπο Ε4 συμπληρωμένο μόνο με προς τα στοιχεία της μεταβολής των αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή. Σε περίπτωση μεταβολής αποδοχών η οποία συμπίπτει μέσα στο χρονικό διάστημα από 1/10 έως και 31/10 αρκεί μόνον η ενημέρωση του Ετήσιου Πίνακα προσωπικού (μέσα σε 15 ημέρες από την μεταβολή) με τις νέες αποδοχές χωρίς την υποχρέωση υποβολής και του Πίνακα Τροποποίησης Αποδοχών ( Έγγραφο Υπουργείου Εργασίας 13146/37/6.4.2015 ).
Τα έντυπα Ε5: Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού, Ε6: Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (με ή χωρίς προειδοποίηση) & Ε7: Βεβαίωση Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου	Υποβάλλονται εντός τεσσάρων (4) εργασίμων ημερών από το αντίστοιχο γεγονός.
Το έντυπο Ε8 : Αναγγελία υπερεργασίας ή νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης	Υποβάλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησης της υπερεργασίας ή της νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης. Στοιχεία που αφορούν την υπερεργασία ή τη νόμιμη υπερωριακή απασχόληση και έχουν καταχωριστεί σε επιτυχώς υποβληθέν έντυπο Ε8 μπορούν να τροποποιηθούν με νέα υποβολή πριν την πραγματοποίηση της αλλαγής. Το έντυπο Ε8 μπορεί να υποβάλλεται μέσω κινητού τηλεφώνου από 1/7/2018.
Το έντυπο Ε9 :Σύμβαση εργασίας μερικής απασχόλησης ή/ και εκ περιτροπής εργασίας	Ισχύει η καθορισμένη από το άρθρο 2, του Ν.3846/2010 προθεσμία γνωστοποίησης των οκτώ (8) ημερολογιακών ημερών. Κατά την υποβολή του εντύπου Ε9 επισυνάπτονται τα σαρωμένα έγγραφα ατομικής σύμβασης μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας καθώς και οι σχετικές συμφωνίες ή αποφάσεις που αφορούν την εκ περιτροπής εργασία, αφού έχουν τεθεί ιδιοχείρως όλες οι απαραίτητες υπογραφές.
Το έντυπο Ε10: Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας ή όμοια Διαιτητική Απόφαση.	Είναι απρόθεσμη η υποβολή του εντύπου, πλην όμως οι όροι της επιχειρησιακής ΣΣΕ αποκτούν κανονιστική ισχύ από την ημερομηνία κατάθεσης στο ΠΣ «Εργάνη». Κατά την υποβολή του εντύπου Ε10 επισυνάπτεται η σαρωμένη Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας ή όμοια Διαιτητική Απόφαση, αφού προηγουμένως έχουν τεθεί ιδιοχείρως όλες οι απαραίτητες υπογραφές, και τυχόν παραρτήματα ή/και πίνακες αυτής. Σε περίπτωση τυπικών σφαλμάτων ή/και ελλείψεων (ενδεικτικά: επισύναψη εσφαλμένου αρχείου, απουσία σελίδων, ξενόγλωσσο κείμενο, απουσία υπογραφών) η υποβολή του εντύπου Ε10 δεν γίνεται αποδεκτή και αποστέλλεται σχετικό ενημερωτικό μήνυμα (`Αρθρο 4.21 & 4.22 της ΥΑ 32143/Δ1.11288/2018).
Το έντυπο Ε11: Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας	Γνωστοποιούνται, εντός του μηνός Ιανουαρίου (από 1/01 έως και 31/01 εκάστου έτους), στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών».

Το κείμενο αποτελεί απόσπασμα από άρθρο του κ. Πέτρου Ραπανάκη, με τίτλο «Οι αλλαγές στην ηλεκτρονική υποβολή εντύπων του ΠΣ «Εργάνη» που δημοσιεύθηκε στο τεύχος Σεπτεμβρίου 2018 του περιοδικού Epsilon7.